Numeroase tipuri de afaceri își gestionează afacerile prin menținerea conturilor. Acestea includ bănci, companii de carduri de credit și companii de utilități. Conturile pe care aceste companii le mențin sunt de fapt fișiere personalizate. Pentru a diferenția un fișier de altul, fiecărui fișier i se atribuie, în general, un număr de cont pentru a-l identifica.
Numerele de cont sunt, în general, instrumente de gestionare a fișierelor foarte utile și eficiente. Dacă o persoană merge la o bancă pentru a deschide un cont curent, ar trebui să i se dea un număr de cont curent. Scopul acestui număr este de a gestiona tranzacțiile care se referă în mod specific la tranzacțiile clientului respectiv. Dacă trebuie să facă o depunere, va folosi numărul de cont, astfel încât banii să poată fi creditați ei și nu altcuiva. Dacă trebuie să retragă fonduri, va avea nevoie de numărul de cont pentru a se asigura că nu ia fonduri care nu îi aparțin.
Companiile care gestionează fișierele clienților folosind numere de cont adesea consideră că este cel mai ușor să identifice un fișier client folosind acest număr. Numele, de exemplu, pot crea o problemă, deoarece pot fi multe persoane cu același nume. Cu toate acestea, numerele de cont ar trebui să fie unice. Numerele de cont duplicate în cadrul unei companii sunt în general o greșeală și pot crea numeroase probleme.
Numerele de cont pot fi complet numerice sau pot fi alfanumerice. În general, fiecare companie poate decide cum să-și formateze numerele de cont. Companiile, în general, structurează aceste numere, astfel încât un număr de cont de la o altă companie să nu poată fi confundat cu unul al lor. De exemplu, o bancă ar trebui să poată identifica cu ușurință că a fost făcută o greșeală dacă un client folosește numărul de cont al cărții de credit.
În funcție de tipul de cont, poate exista un risc substanțial implicat în pierderea sau partajarea unui număr de cont. Există numeroase motive pentru aceasta. Un motiv principal este că dosarul unui client conține adesea informații confidențiale, cum ar fi numărul de identitate, informațiile de credit și adresa de domiciliu. Un alt motiv pentru care protecția numerelor de cont este importantă este că, dacă străinii obțin numerele, aceștia pot avea acces la resursele unei persoane, cum ar fi finanțele acesteia.
Deoarece multe companii folosesc numere de cont, cele mai multe companii încearcă să le faciliteze clienților să le gestioneze. Ei fac acest lucru incluzând numărul de cont al fiecărui client în extrasele și facturile trimise acestora. Numărul este adesea tipărit pe fiecare cec atunci când o persoană are un cont curent. Unele companii eliberează carduri fiecărui client care conțin numărul său unic.