Înregistrarea în registre este activitatea contabilă în care contabilii înregistrează tranzacțiile comerciale în registrele financiare ale unei companii. În realitate, nu există multe modalități diferite de a posta tranzacții contabile. Toate metodele fac în esență același lucru, deși formatul scris poate fi puțin diferit. Utilizarea software-ului electronic de contabilitate are adesea metode diferite de înregistrare în registre, deși cea mai mare diferență constă în modul în care un contabil o face și nu în rezultatul final. Tranzacțiile contabile precise sunt una dintre coloana vertebrală majoră a unui sistem de informații contabile.
Metoda clasică de postare în registre este de a crea o înregistrare scrisă de mână în jurnal. În toate înregistrările din jurnal, debitele sunt pe primul loc – în partea de sus a înregistrării – iar creditele sunt pe locul doi. Înregistrarea jurnalului necesită o dată, un număr de cont și un nume atât pentru liniile de debit, cât și pentru cele de credit, precum și o cifră în dolari pentru fiecare debit și credit. O scurtă descriere se află sub ultima linie de credit din înregistrare. Odată scris pe cont propriu, un contabil actualizează fiecare cont pentru sumele în dolari din înregistrare, scriind de mână înregistrarea în registrele contabile într-un sistem de contabilitate manual.
Sistemele de contabilitate manuale sunt adesea plictisitoare de actualizat atunci când se înregistrează în registre. În mod tradițional, o companie ar avea în sistem multe registre și jurnale de hârtie diferite. Contabilii ar trebui să găsească cărțile necesare și apoi să scrie intrarea în fiecare într-un mod clar și precis. Astăzi, un sistem de contabilitate manual se poate referi la o serie de foi de calcul care nu au un singur punct de intrare a datelor, cum ar fi software-ul de contabilitate. Foile de calcul pot fi, de asemenea, dificil de întreținut manual.
Utilizarea unui software de contabilitate pentru a menține registrele unei companii poate părea mai ușor de întreținut atunci când postați în registre. Un ecran de înregistrare în jurnal este disponibil pentru majoritatea sistemelor și necesită aceleași informații de bază ca și o înregistrare manuală în jurnal, data, numărul contului și numele atât pentru liniile de debit, cât și pentru cele de credit și o cifră în dolari pentru fiecare debit și credit. O problemă majoră vine însă din datele inexacte introduse în sistemul contabil. Nu există registre fizice sau jurnale, așa că erorile trebuie urmărite electronic și corectate folosind sistemul. În multe cazuri, nu există o procedură simplă de ștergere și rescrie, ceea ce poate face dificil de finalizat corecțiile majore.
Majoritatea sistemelor de contabilitate funcționează pe o metodă perpetuă. Fiecare tranzacție contabilă intră în jurnale și registre pe măsură ce apar. Prin urmare, postarea în registre este una dintre cele mai comune sarcini contabile. Organizațiile mari pot avea sute – chiar mii – de tranzacții lunare. Trebuie să existe controale interne pentru a se asigura că tranzacțiile corecte și relevante sunt înregistrate în timp util.