Un raport de registru general este un document care conține un cont detaliat al fiecărei tranzacții efectuate de o companie pentru o anumită perioadă de timp. În trecut, acest registru era adesea scris de mână, deși aceste registre au fost în mare parte înlocuite cu rapoarte computerizate care procesează toate informațiile disparate mult mai concis și mai convenabil. Este important ca un raport de registru general să conțină toate informațiile financiare relevante pe care o afacere le-a adunat, cum ar fi venituri, cheltuieli, active, pasive și participații. Cele mai multe pagini sau foi de registru sunt împărțite la mijloc pentru a arăta cum se realizează echilibrul între adăugările pozitive și negative la contul de afaceri.
Pentru o afacere mare, ținerea evidenței tuturor tranzacțiilor efectuate pe o perioadă lungă de timp poate fi extrem de dificilă. Totuși, acest lucru trebuie făcut pentru a oferi companiei o contabilitate exactă și pentru a se asigura că contabilitatea sa este ținută la zi. Deoarece acesta este cazul, contabilii de afaceri folosesc programe informatice care preiau tot ceea ce face o companie în cursul afacerilor sale și îl transformă într-un raport de registru general.
Este important ca un raport de registru general să aibă acces la fiecare tranzacție efectuată de o companie. Aceasta înseamnă că înregistrările diferitelor facturi sau facturi ar trebui incluse undeva în raport. Din aceste tranzacții de bază, pot fi derivate grupări mai mari, cum ar fi bilanțurile și situația profitului și pierderii. Aceste subgrupuri mai mari se vor reuni apoi într-un singur raport care arată cel mai pertinent aspect al relațiilor de afaceri ale unei companii.
Un astfel de detaliu permite unei companii să consulte raportul registrului general dacă există vreo inconsecvență sau confuzie în ceea ce privește finanțele. Pur și simplu mergând în zona necesară a registrului contabil și urmărind contul relevant, contabilii pot obține toate informațiile necesare pentru a explica discrepanța. Din acest motiv, este esențial ca raportul să nu lase informații descoperite.
Fiecare dintre componentele raportului registrului mare trebuie să fie împărțită la mijloc pentru a afișa debitele și creditele în contul respectiv. De exemplu, bilanțul ar avea active listate ca credite și pasive listate ca debite. Veniturile și cheltuielile ar fi împărțite în același mod în contul de profit și pierdere. Acest lucru permite ca toate informațiile să fie echilibrate, ceea ce este un pas necesar în procesul contabil. Pe lângă utilitatea sa pentru contabilitate, raportul registru poate fi folosit și ca instrument analitic de către managerii care caută modalități prin care afacerea lor poate fi îmbunătățită.