Un registru secundar este o subunitate a registrului general. Subunitatea conține informații mai detaliate decât registrul general. De exemplu, registrul general al unei companii conține elemente rând pentru fiecare activitate comercială diferită. Elementele rând care reprezintă conturile de plătit și conturile de încasat, totuși, au registre secundare cu informații suplimentare. Aceste registre suplimentare au conturi pentru fiecare persoană fizică sau afacere care datorează bani companiei sau, respectiv, are o creanță împotriva activelor companiei.
Utilizarea registrelor secundare creează un registru general mai curat. În loc să înghesuiți toate informațiile financiare într-un registru, utilizarea unor registre suplimentare poate ajuta la crearea unui proces de raportare mai bun. Companiile au adesea capacitatea de a crea și de a folosi oricâte registre secundare doresc. Singura avertizare este că fiecare registru secundar apare la un singur articol rând din registrul general. Toate cifrele trebuie să fie echilibrate cu elementul rând din registrul general.
Elementul rând dintr-un registru general care reprezintă un registru secundar este cunoscut ca un cont de control. Contul de control dictează toate informațiile raportate în elementul rând din registrul general. Acest lucru este comun în sistemele de contabilitate computerizate. Când companiile înființează un nou registru secundar, ele trebuie să dicteze ce cont de control acoperă registrul.
Reconcilierea conturilor este, de asemenea, mai ușoară atunci când o companie creează un registru secundar individual pentru informațiile sale financiare. Contabilii pot separa care registre sunt predispuse la greșeli și erori. Aceste registre individuale sunt apoi înființate pentru o reconciliere lunară. Procesul implică luarea totalului registrului general și echilibrarea lui înapoi la totalul din registrul secundar. Diferențele dintre cele două necesită cercetare pentru a descoperi și corecta orice probleme.
Companiile nu se confruntă cu cerințe pentru adăugarea de registre secundare la sistemele lor de registru general. Utilizarea registrelor individuale este pur și simplu un sistem de gestionare a datelor financiare. Dezvăluirea anumitor informații ajută, de obicei, părțile interesate să evalueze sănătatea financiară a companiei. De asemenea, oferă transparență creditorilor și investitorilor care se uită la registrele companiei.
Este posibil să existe prea multe subunități ale unui registru general. Când se întâmplă acest lucru, o companie petrece o cantitate mare de timp echilibrând fiecare registru individual cu registrul general principal. Dacă registrul individual conține informații care nu continuă pe perpetuitate, atunci registrul este inutil. Acest lucru va duce la revizuirea registrului pentru a vă asigura că nu sunt publicate informații acolo, iar soldul este zero în fiecare perioadă contabilă. Contabilii petrec mai mult timp gestionând un registru gol atunci când se întâmplă acest lucru.