Contabilitatea bugetară este o particularitate a contabilității cel mai des folosită de municipalitățile locale, de stat și federale. Companiile din sectorul privat folosesc bugetele pentru a-și ghida cheltuielile, dar nu este același lucru cu contabilitatea bugetară. Contabilitatea guvernamentală utilizează o serie de fonduri care reprezintă capitalul alocat pentru anumite utilizări. Alte intrări postate în fonduri sunt alocări și sarcini, care detaliază modul în care agenția de stat sau federală va cheltui banii alocați în fiecare fond. Un fond este de obicei marcat ca general pentru a reprezenta capitalul nealocat.
Contabilitatea guvernamentală este adesea un proces dificil de înțeles și întreținut pentru majoritatea contabililor. Acest lucru se datorează procesului bugetar asociat cu puținele surse de venit câștigate de agenția guvernamentală, cum ar fi vânzările, impozitul pe proprietate sau impozitul pe venit. Cu fiecare venit primit de municipalitatea guvernamentală, contabilii trebuie să își însuşească fondurile conform bugetului prestabilit. Majoritatea agențiilor sau municipalităților au un consiliu bugetar care stabilește modul în care cheltuiesc veniturile fiscale. Procesul bugetar este de obicei un proces detaliat, nu neapărat guvernat de contabili, ci de aleșii agenției sau municipalității.
În unele forme de contabilitate bugetară, fiecare credit făcut de un organ de conducere poate reprezenta un fond. De exemplu, se pot stabili credite pentru salarizare, întreținere, poliție și pompieri, îmbunătățiri ale infrastructurii, drumuri noi sau alte proiecte majore. Conturile și fondurile corespunzătoare vor reprezenta un scop specific pentru banii alocați în cont. Pentru majoritatea agențiilor guvernamentale sau municipalităților, cheltuirea fondurilor alocate pentru o utilizare în alt proiect este ilegală. De exemplu, fondurile destinate curățeniei stradale nu pot fi direcționate către repararea mașinilor de poliție. Fondurile de alocare pot fi nelimitate în modul în care o municipalitate cheltuiește capitalul.
Alocările sunt sumele specifice de bani pe care o agenție guvernamentală sau o municipalitate le va plasa în fiecare fond din sistemul contabil bugetar. Alocările apar de obicei atunci când municipalitatea primește bani din veniturile fiscale. Contabilii trebuie să spargă fiecare parte de bani și să o înregistreze în fondul specific. Acesta este un proces comun pentru colectarea impozitului pe vânzări. Multe municipalități folosesc veniturile din impozitul pe vânzări pentru a plăti într-o serie de scopuri diferite. Contabilii trebuie să creeze alocații pentru a posta capitalul câștigat în fiecare fond.
O grevare este o utilizare specială a veniturilor fiscale care poate fi sau nu plătită atunci când municipalitatea face grevarea. Majoritatea guvernelor primesc venituri fiscale doar în anumite perioade ale anului. O grevare permite agenției sau municipalității să plătească pentru bunuri utilizând un sistem de creanțe, adică plata cu credit. Contabilii vor înregistra intrarea în sistemul de contabilitate bugetară folosind o grevare. Odată ce veniturile fiscale intră, contabilii vor plăti grevarea și o vor elimina din registrul contabil.