Datele contabile sunt un corp de documentație financiară care susține o situație contabilă. Oamenii folosesc astfel de date pentru a pregăti situații financiare și declarații, iar auditorii le pot revizui pentru a confirma acuratețea unei declarații. Persoanele cu dispute cu privire la conturile lor la o bancă sau la o companie pot cere, de asemenea, să vadă informații contabile pentru a determina modul în care compania a ajuns la o anumită concluzie sau sold. Aceste informații sunt supuse citației în cazurile în care oamenii suspectează că o abatere legală este responsabilă pentru problemele contabile.
Unele companii mențin date contabile electronice. Personalul din departamentul de contabilitate intră în activități financiare într-un sistem electronic, iar sistemul poate întâlni și activitate automată. De exemplu, atunci când cineva trece un card de debit la magazinul alimentar, semnalul va ajunge la sistemul de contabilitate al băncii și va avea loc o ajustare automată pentru a reflecta achiziția. Copii pe hârtie pentru a face copii de rezervă ale documentației electronice pot fi disponibile.
Alte date contabile sunt disponibile în format hârtie. Acestea pot include lucruri precum carnetele de cecuri personale, chitanțele și așa mai departe. Companiile cu înregistrări pe hârtie le stochează într-un loc sigur pentru a preveni pierderile și pot face copii pentru referință și comoditate pentru a se asigura că vor avea acces la informații atunci când au nevoie de ele. Uneori, pot fi luate măsuri pentru digitizarea acestor date pentru a le face mai convenabil și ușor de accesat, iar unele înregistrări vechi pot fi stocate pe microfilm sau în alte formate de arhivă, deoarece documentația originală nu mai este disponibilă.
Legea impune oamenilor să păstreze datele contabile pentru o perioadă de timp stabilită, cum ar fi șapte ani. După această perioadă, oamenii pot alege să distrugă sau să distrugă în alt mod vechile înregistrări financiare, deși multe companii aleg să le păstreze, deoarece poate fi valoroasă în viitor pentru investigații, raportări comparative și alte activități. Oameni precum auditorii fiscali și autoritățile de reglementare pot cere informații contabile complete dacă au îngrijorări cu privire la situațiile financiare și doresc să verifice ei înșiși informațiile.
Când examinează datele contabile, oamenii acordă o atenție deosebită disparităților aparente sau intrărilor confuze. Acestea pot include dovezi ale informațiilor lipsă, documentație pe hârtie care nu se potrivește cu declarațiile făcute și alte semne de abatere sau greșeli. Atunci când cineva trebuie să revizuiască volume mari de informații contabile, poate fi implicată o echipă de oameni, care să parcurgă materialul, precum și să verifice de două ori munca altora pentru a se asigura că nimic nu scăpa activităților lor de audit.