Diferența dintre conturile subsidiare și cele din cartea mare este funcțională. Registrul general al unei companii este registrul conturilor de top care alcătuiesc sistemul său de contabilitate. Registrul subsidiar este un subcont al unui cont de registru general. Registrele contabile înregistrează tranzacțiile cu articole rând în principalele categorii de conturi. Registrele subsidiare furnizează detaliile pentru unul dintre aceste elemente rând, creând un mini-cont separat pentru articol care poate urmări tranzacțiile care sunt specifice aceluiași articol.
Toate întreprinderile sunt obligate să mențină un sistem de contabilitate de către agențiile guvernamentale. Întreprinderile mai mici țin registre, astfel încât autoritățile fiscale să poată colecta impozitele pe vânzări, angajare și impozite pe venit în mod periodic. Principalele corporații publice au acele responsabilități și sunt, de asemenea, obligate de autoritățile de reglementare a valorilor mobiliare guvernamentale să mențină un sistem de contabilitate pentru a raporta investitorilor poziția financiară a corporației. Deși întreprinderile non-publice pot menține din punct de vedere tehnic orice tip de sistem de contabilitate care reflectă cu acuratețe veniturile și cheltuielile, multe își conformează sistemele la standardele stabilite de corporațiile publice. Corporațiile publice utilizează un sistem de contabilitate în partidă dublă care respectă standardele stabilite de consiliile de examinare a standardelor internaționale și naționale de contabilitate.
Contabilitatea cu partidă dublă este un sistem care urmărește șapte tipuri de conturi:
bunuri
pasive
venituri
cheltuieli
câștig
pierderi
capital propriu
Aceste conturi sunt numite colectiv registru general. Registrul general ține conturi generale care se încadrează în cele șapte categorii de conturi. De exemplu, întreprinderile au în mod obișnuit conturi contabile pentru active fixe, active curente, datorii curente, pasive pe termen lung, venituri din vânzări și cheltuieli administrative. Înregistrările se fac în aceste conturi folosind notații de debit și credit compensate.
Deoarece conturile contabile sunt conturi de nivel superior care pot conține subcomponente, registrele secundare sunt folosite pentru a furniza detalii justificative unui articol rând de cont. Conturile subsidiare și contabile au o relație de dependență, dar modul în care o persoană gestionează cele două tipuri de conturi și introduce informații este același. Diferența dintre conturile subsidiare și cele din cartea mare constă pur și simplu în modul în care sunt utilizate conturile.
De exemplu, un angrosist ar menține de obicei un cont de venituri pentru vânzări. Acest cont este un cont de registru general de top, deoarece colectează toate informațiile despre vânzări în funcție de perioadă. Totuși, vânzătorul cu ridicata are probabil conturi de clienți care alcătuiesc cifrele de vânzări și ar putea fi enumerate în registrul general, plasând fiecare client pe o linie separată cu suma totală a vânzărilor pentru fiecare client pe an. În sistemul de contabilitate, contul de vânzări registru general ar putea avea registruri filiale atașate pentru fiecare client. Tranzacțiile individuale care sunt specifice clientului respectiv vor fi înregistrate în contul de registru subsidiar al clientului ca un detaliu al sumei totale înregistrate în registrul general.
Conturile subsidiare și contabile se verifică și se echilibrează reciproc. Linia registrului general pe care o detaliază registrul subsidiar se numește cont de control. Totalizarea tranzacțiilor din registrul principal trebuie să fie egală cu suma de pe linia corespunzătoare din contul registrului general, astfel încât conturile să rămână în echilibru.