Mulți angajați de birou, fie că acel birou este acasă sau la o afacere, au o sarcină pe care o consideră dificilă: să găsească timpul și/sau înclinația de a organiza un birou. Biroul unei persoane este de obicei o insulă a individualității în birou, iar efortul de a organiza un birou poate fi descurajantă. Pentru a organiza un birou, o persoană trebuie să se asigure de ceea ce este cu adevărat necesar, să fie dispus să arunce la gunoi ceea ce este inutil și să conceapă un sistem pentru a menține biroul îngrijit.
Un obstacol major cu care se confruntă mulți oameni atunci când încearcă să organizeze un birou este lipsa spațiului de depozitare. Pentru lucrătorii de birou care trebuie să țină înregistrări sau materiale „outbox” pentru o perioadă de timp, spațiul de stocare este esențial. Cu toate acestea, dacă pur și simplu nu poate fi achiziționată, o soluție bună este o cutie de depozitare îngrijită, care poate sta discret sub birou. Cu toate acestea, ar trebui să fie „curățat” ocazional, pentru a elimina materialul care nu este necesar, făcând loc pentru înregistrări mai recente.
Un fișier de stivuire este o binecuvântare pentru cei cu spațiu de depozitare care încearcă să organizeze un birou. Un fișier de stivuire este o serie de platforme atașate la o singură bază. Mulți au șase până la opt platforme pentru diferite categorii de materiale. Un fișier de stivuire este o căsuță de e-mail grozavă, deoarece lucrătorul își poate pune mâna pe anumite fișiere mai rapid. Deoarece un fișier de stivuire este vertical, nu ocupă mai mult spațiu plat pe birou decât o singură căsuță de e-mail, ceea ce îl face ideal pentru mijloacele de economisire a spațiului.
Acele materiale utilizate cel mai des trebuie plasate cel mai aproape de muncitor. Suportul pentru telefon, pix și creion ar trebui să fie la îndemână, împreună cu un bloc de note, pentru a nota numerele sau alte informații. Cu toate acestea, aceste elemente nu ar trebui să interfereze cu utilizarea tastaturii sau a mouse-ului computerului. Un calendar de birou mic, mai degrabă decât un bloc de calendar, poate fi mai bun pentru cei care încearcă să organizeze un birou de proporții mai mici. Cei cu mai mult spațiu pe birou ar putea dori un calendar mare pentru birou.
O cutie mică sau un fișier ar trebui să fie întotdeauna disponibil pentru diverse documente, corespondență și alte articole. Cu toate acestea, trebuie curățat cel puțin de două ori pe lună. Articolele care nu sunt folosite des, dar încă necesare, ar trebui să fie relegate într-un sertar de birou.
Angajatorul de birou ar trebui să caute să organizeze un birou într-un mod care să îi ofere eficiență maximă. Unele magazine de articole de birou vând chiar și organizatoare de birou pentru a ajuta lucrătorii în acest scop. Acestea sunt utile dacă lucrătorul are spațiu pe birou pentru a găzdui organizatorul. Totuși, cel mai bun mod de a organiza un birou este de a menține efluviile la minimum. Aceasta înseamnă să aruncați orice lucru neutilizat în peste o lună sau orice lucru puțin probabil să fie folosit din nou. Chiar și sertarele biroului trebuie curățate ocazional. Oricât de consumator de timp ar fi, organizarea unui birou va economisi timp pe termen lung și va ajuta lucrătorul să fie mai eficient.