Structura de defalcare a muncii descrie o metodă de reprezentare și organizare a muncii care va fi necesară pentru atingerea unui scop. Crearea unei structuri de defalcare a muncii implică preluarea unei sarcini complexe cu mai multe părți și descrierea fiecăruia individual într-o singură diagramă. Scopul creării uneia dintre aceste diagrame este de a crea claritate cu privire la ceea ce trebuie făcut, de la începutul până la sfârșitul unui proiect.
O structură de defalcare a muncii este de obicei organizată ierarhic. În partea de sus este obiectivul principal: de exemplu, „gătiți s’mores pe un foc de tabără”. Scopul va fi apoi împărțit în obiective mai mici, cum ar fi procurarea de provizii, aprinderea focului, menținerea focului și, de fapt, gătitul s’mores. Fiecare dintre aceste unități mai mici poate fi divizată la rândul său. De exemplu, „procurarea de provizii” ar fi împărțită în cumpărături pentru alimente, strângerea bețelor și tăierea lemnelor de foc. Sarcini specifice pot fi alocate diferiților membri ai echipei de oameni care încearcă să gătească s’mores.
O caracteristică comună a structurilor de defalcare a muncii este regula 100%. Structura de defalcare a muncii ar trebui să conțină 100% din munca care trebuie făcută. Ar trebui să reprezinte o contabilitate completă a tuturor sarcinilor necesare. De asemenea, nu ar trebui să includă munca care nu este necesară pentru atingerea scopului principal. Desigur, în lumea reală, poate fi imposibil să se realizeze acest lucru perfect.
Un alt principiu al structurii defalcării muncii este exclusivitatea reciprocă. Adică, diferitele elemente enumerate pe diagramă nu trebuie să se suprapună între ele. Scopul este claritatea deplină în reprezentarea sarcinilor discrete. Menținerea sarcinilor separate este utilă în special în proiectele mari, cu mulți participanți care încearcă să colaboreze fără duplicare.
Un element obișnuit, dar opțional al structurii de defalcare a muncii este un dicționar. Dicționarul este, de asemenea, deosebit de util pentru proiecte mari. Dicționarul definește termenii și acronimele folosite în diagramă. Oferirea acestui tip de explicație suplimentară crește probabilitatea ca toți cei care văd documentul să îl înțeleagă în același mod. Înțelegeri diferite ale aceluiași text pot produce la fel de multă confuzie ca un document care este neclar în sine.
Ideea structurii defalcării muncii a fost produsă în Departamentul Apărării în anii 50-60. Un precursor al structurii de defalcare a muncii a fost folosit la crearea rachetelor Polaris. În cele din urmă, sistemul a fost codificat în documentul guvernamental MIL-STD-881, „Work Breakdown Structures for Defense Material Items”. Procesul rămâne în uz de armată, dar s-a extins și în lumea corporativă.