În fiecare zi, sunt create articole noi care încearcă să facă locul de muncă să funcționeze mai eficient. Un sistem de urmărire a solicitantului, denumit și aplicație software pentru solicitant, este un alt element din acea listă. Abreviat ATS, un astfel de sistem oferă capacitatea de a aduna o mulțime de informații într-un singur loc pentru nevoile de recrutare de afaceri și alte funcții. Un sistem personalizat de urmărire a solicitanților poate ajuta la simplificarea managementului resurselor umane și la reducerea consumului de timp. Deoarece timpul este bani în afaceri, un astfel de sistem ar trebui să se achite singur în scurt timp.
Există diferite opțiuni pentru întreprinderile mici, mijlocii și mari, precum și pentru diferite tipuri de companii. O mare parte din activitatea de recrutare poate fi gestionată prin intermediul computerului, cu un sistem de urmărire a solicitanților, în loc de munți de documente. O caracteristică utilă este abilitatea de a trimite întrebări specifice de screening unui solicitant, în funcție de postul pentru care el sau ea aplică. Păstrând întrebările – și răspunsurile – pe subiect și la minimum, folosind doar informații specifice, necesare pentru fiecare solicitant, ofițerul de recrutare poate economisi mult timp.
Un sistem de urmărire a solicitanților este util nu doar pentru colectarea CV-urilor sau aplicațiilor, ci și pentru organizarea acestora după criterii prestabilite. Un dulap de dosare plin cu CV-uri este, în general, ordonat alfabetic, pentru a menține sistemul simplu. Un ATS oferă o flexibilitate mult mai mare. Dacă o companie preferă un candidat bilingv sau unul cu alte abilități speciale, chiar dacă această abilitate nu este neapărat o cerință, compania poate alege să clasifice CV-urile într-un mod care să le acorde prioritate celor cu abilități speciale.
Alte date pot fi urmărite și cu un sistem de urmărire a solicitantului. Un ATS este, în general, mult mai ușor de căutat decât un sistem de fișiere obișnuit. Deoarece spațiul nu este o problemă așa cum ar fi atunci când utilizați fișiere de hârtie, mult mai multe informații pot fi stocate pentru perioade mai lungi de timp. Acest lucru permite, de asemenea, evaluări mai simple ale performanței și creează un sistem mai ușor de promovare din interior.
O altă opțiune este utilizarea unui sistem de urmărire a solicitanților pentru a urmări clienții potențiali sau sursele prin care companiile pot găsi solicitanți potriviți. Școlile tehnice dintr-un anumit domeniu pot posta o listă cu viitorii absolvenți, care ar putea deveni o sursă fertilă de noi recruți pentru o companie din acel domeniu. Panourile de locuri de muncă sau cele care postează CV-uri pot fi, de asemenea, oportunități bune, care pot fi urmărite cu un ATS. Unele sisteme vor permite, de asemenea, postarea în masă pe astfel de panouri, explicând oportunitățile și cerințele companiei pentru persoanele aflate în căutarea unui loc de muncă.