Formatarea documentelor poate fi uneori foarte transparentă pentru un utilizator, iar alteori poate fi foarte frustrant. O modalitate de a obține rezultate bune de formatare cu un efort minim este să fii foarte familiarizat cu programul utilizat. Un alt sfat este să păstrați formatarea cât mai simplă posibil și să gândiți dincolo de funcționalitatea de bază a instrumentelor disponibile, astfel încât acestea să poată fi utilizate la maximum. Cunoașterea țintei documentului formatat, fie că este o imprimantă, un dispozitiv portabil sau o pagină web, poate ajuta la evitarea mecanismelor de formatare a documentului care ar putea să nu se traducă în mediul final. Înțelegerea aspectelor despre modul în care va fi utilizat documentul poate ajuta la definirea obiectelor, cum ar fi imagini, astfel încât să arate profesional și să aibă o calitate excelentă atunci când se scoate documentul.
Cunoașterea modului în care funcționează software-ul de editare a documentelor este vitală pentru utilizarea chiar și a formatării moderate a documentelor. Ceea ce ar putea părea un set simplu de instrumente poate deveni din ce în ce mai complex pe măsură ce interacțiunile lor cu textul și unele cu altele încep să producă rezultate imprevizibile. Împachetarea textului, rupturile de linie, straturile și obiectele inserate, cum ar fi celulele din foile de calcul, pot fi eliminate de anumite stiluri sau elemente. Formatarea poate chiar să pară perfectă până când este exportată sau trimisă la o imprimantă. A ști cum și de ce un program funcționează așa cum o face poate elimina o mare parte din această frustrare.
Este important să proiectați formatarea documentului având în vedere rezultatul final. Nu are niciun scop folosirea imaginilor colorate în documente care vor fi tipărite alb-negru. Unele formatări complexe, în special obiectele legate între suitele de birou, ar putea să nu se traducă bine într-un fișier HTML (HyperText Markup Language). Cărțile electronice, rapoartele sau pamfletele promoționale au toate cerințe specifice pentru formatarea lor, care pot modifica cantitatea de conținut și natura designului. Utilizarea șabloanelor sau trasarea aspectului unui document înainte de a începe poate economisi timp și poate preveni problemele.
Cel mai adesea, formatarea simplă a documentelor este cea mai eficientă. Aspectele complexe care implică cadre sau tabele imbricate în alte tabele ar putea să nu fie redate corect printr-un alt dispozitiv sau program. De asemenea, nu este niciodată o idee bună să folosiți spații individuale pentru formatare. Instrumentele de formatare din editor ar trebui să fie utilizate așa cum au fost destinate formatării, fără comenzi rapide, pentru a asigura cea mai mare șansă de rezultate ireproșabile.
Dezvoltarea formatării documentelor și a conținutului trebuie să meargă mână în mână, deși acestea ar trebui să fie trasate individual înainte de a trece la editor. Crearea formatării din mers poate face ca un utilizator să piardă din vedere designul mai mare. Încercarea de a crea conținut pentru format în timp ce săriți de la un element la altul poate duce la erori sau întreruperi în formatare. Cu un plan solid pentru formatarea documentelor și conținutul pus la punct din timp, rezultatul final poate fi finalizat cu probleme minime.