Gestionarea documentelor cu sursă deschisă este un fel de instrument sau sistem care se bazează pe software de calculator pentru a ajuta la gestionarea înregistrărilor sau a altor documente. Managementul documentelor în general este un termen pentru ținerea evidenței fie a documentelor pe hârtie, fie a documentelor electronice. Sistemele de management al documentelor pot fi simple sau complexe. Ei se pot baza pe sisteme tradiționale de stocare pe hârtie sau pe noi tehnologii pentru stocarea unei cantități mari de informații.
Majoritatea sistemelor de management al documentelor au câteva caracteristici comune. Sistemele de management al documentelor evaluează spațiul fizic disponibil pentru stocarea înregistrărilor, capacitatea maximă a hardware-ului computerului, cum ar fi un server, și metodele disponibile pentru realizarea electronică a documentelor pe hârtie. Imaginile documentelor sau scanarea documentelor într-un format digital este adesea o parte a managementului modern al documentelor.
Software-ul open source se referă la programe software care nu includ cod sursă protejat. Aceasta înseamnă că oricine poate privi cum a fost creat programul sau poate modifica codul pentru a se potrivi propriilor nevoi. Software-ul cu sursă deschisă este o alternativă la software-ul proprietar, în care codul sursă este protejat pentru a preveni „ingineria inversă” și modificarea nedorită a unui program software.
Sistemele de gestionare a documentelor cu sursă deschisă includ opțiuni precum un sistem de gestionare a conținutului (CMS) cu sursă deschisă. Sistemul de management al conținutului a devenit o resursă generală pentru stocarea datelor într-o întreprindere. Este un alt termen general care se referă cu adevărat la orice metodă de gestionare a unui flux de lucru cooperant în cadrul unei afaceri. Activarea accesului de la distanță și livrarea datelor dintr-o locație în alta este foarte adesea parte din ceea ce face un CMS pentru o afacere. Aceasta este doar una dintre multele opțiuni de instrumente open source care pot ajuta la promovarea managementului competitiv al documentelor pentru o companie.
Susținătorii software-ului open source subliniază modul în care această opțiune schimbă modelul de afaceri pentru tehnologia întreprinderii. Companiile care aleg sisteme open source de gestionare a documentelor pot profita de tehnologiile gratuite care încurajează ingineria proactivă la locul de muncă. Gestionarea documentelor open source poate, de asemenea, economisi bani unei companii.
Mulți furnizori de tehnologie concurează pentru a oferi produse și servicii legate de managementul documentelor open source. Acestea includ un portal open source pentru fluxul de date sau codare PHP open source sau dezvoltare în alte limbaje de calculator, pentru a ajuta companiile să personalizeze o varietate de articole open source. Acestea pot fi esențiale în promovarea soluțiilor IT globale pentru orice întreprindere de dimensiune.