O diagramă a fluxului de date este o afișare structurată a datelor care se deplasează într-un sistem de informații și ies din acesta. Detaliile dintr-o diagramă de flux de date variază în funcție de nivelul atribuit acesteia. În general, o diagramă de nivel înalt are doar informații limitate incluse în ea, în timp ce o diagramă de nivel inferior are informații mult mai detaliate. Aceste informații sunt folosite de o echipă de dezvoltare pentru a gestiona datele din cadrul unui sistem informațional.
Pe măsură ce o echipă dezvoltă un sistem informațional, creează o diagramă de flux de date pentru a documenta modul în care informațiile vor intra și ieși din sistem. Inițial, aceste informații sunt create la un nivel foarte înalt, cu numai limitele sistemului informațional incluse în diagramă. Pe măsură ce echipa dezvoltă mai mult din funcționalitatea sistemului informațional, fiecare dintre procesele din cadrul sistemului poate fi inclus în diagrama fluxului de date. Această diagramă ajută echipa să determine unde vor fi stocate datele pentru a sprijini sistemul.
Aceste diagrame au un rol important, deoarece documentează modul în care fiecare proces din sistem accesează informațiile. Sistemele externe pot accesa și datele stocate într-un anumit sistem de informații. Aceste schimburi între sisteme sunt documentate astfel încât analiștii să poată urmări fiecare interacțiune cu sistemul. Astfel de interacțiuni sunt informații importante în procesul de gestionare a datelor din fiecare organizație.
Legile și reglementările guvernamentale impun gestionarea și stocarea anumitor date. Aceste reglementări variază în funcție de industrie. Diagrama fluxului de date ajută fiecare organizație să gestioneze modul în care organizația va îndeplini cerințele guvernamentale pentru stocarea datelor. Anumite reglementări impun depozitarea pentru perioade lungi de timp. Organizația trebuie să planifice în mod corespunzător cantitatea adecvată de stocare a datelor.
Diagramele de flux de date ajută, de asemenea, echipa de dezvoltare să conceapă rapoarte și funcționalitatea ecranului pe măsură ce sistemul informațional se reunește. Echipa trebuie să știe de unde să colecteze datele pentru a le prezenta utilizatorului final. Deși diagrama fluxului de date în sine nu abordează funcționalitatea sistemului, documentează sistemul care este responsabil pentru stocarea unei anumite date. Echipa de dezvoltare folosește informațiile despre fluxul de date pentru a descrie în documentația sa funcțională unde va căuta informațiile pe care le va afișa pentru utilizatorul final.
Fiecare organizație are un set de diagrame de flux de date pentru a documenta informațiile stocate în sistemele informaționale ale organizației. Acest set de diagrame este utilizat pentru a gestiona și îndeplini în mod corespunzător cerințele de stocare a datelor ale organizației. Cerințele fiecărei organizații de stocare a datelor sunt determinate de organizația însăși pentru a se conforma cu o varietate de reglementări guvernamentale și alte cerințe legale.