Cu cât o afacere crește mai mult și cu cât are mai mulți angajați, cu atât este mai mare nevoia de gestionare a nevoilor angajaților. Una dintre cele mai eficiente și avansate modalități tehnologice de a satisface această nevoie este utilizarea software-ului de personal.
Mai simplu spus, software-ul de angajare este una sau o serie de aplicații care automatizează multe sarcini de birou și/sau de contabilitate îndeplinite anterior de mâinile talentate și grijulii ale oamenilor. Lucruri precum foile de pontaj, salariile, cererile de concediu și facturile pot fi procesate folosind software-ul de personal. Lăsarea unui computer să îndeplinească aceste sarcini nu numai că le face mai rapid – având în vedere capacitatea naturală a computerului de a face mai multe sarcini la al n-lea grad – dar îi eliberează și pe cei care anterior făceau acele lucruri pentru alte sarcini. Aceasta este o modalitate importantă pentru companii de a avansa, lăsând tehnologia să le ajute să creeze mai mult timp pentru noi provocări.
Este disponibil și un alt tip de software de angajare: unele aplicații le permit lucrătorilor să-și gestioneze activitățile de zi cu zi mai eficient. Acest software de angajare se concentrează mai mult pe indivizi și poate gestiona întâlniri și liste de sarcini, poate urmări datele clienților și de contact și poate seta alarme și mementouri pentru activități importante, cum ar fi întâlniri și teleconferințe. În acest caz, software-ul de angajare ia locul unei secretare. De fapt, computerul este secretarul.
Un avantaj principal al software-ului de personal este crearea unei evidențe electronice a tuturor activităților pe care le gestionează. În loc să se bazeze pe un sistem de documente, fișiere, dosare și dulapuri de dosare, lucrătorii pot depinde în schimb de echivalente virtuale, alimentate de computere și servere și sisteme de rezervă care ocupă în mod colectiv mult mai puțin spațiu și necesită mult mai puțin efort de întreținere decât fizicul lor. – omologii lumii. Atâta timp cât lucrătorii stabilesc metode adecvate de urmărire și stocare a informațiilor, găsirea unei facturi scrise în urmă cu 20 de ani sau cam așa ceva este la doar câteva clicuri de mouse distanță – departe de a verifica teancurile de hârtie în cutii prăfuite din subsol sau din depozit.
Foarte puține locuri de muncă sunt însă fără hârtie, deși cu siguranță pot profita de progresele tehnologice pe care le avem astăzi. Mulți oameni fac copii pe hârtie ale facturilor, facturilor, programărilor, notelor de întâlnire și ale altor înregistrări digitale ale lumii lor de zi cu zi. Cu toate acestea, numărul de pagini poate fi redus datorită software-ului de personal.
Un dezavantaj al software-ului de personal este că, în multe cazuri, nu este în întregime mobil. Profesioniștii care călătoresc frecvent și se bazează pe telefoanele mobile, laptopurile și asistenții digitali personali (PDA) pentru a face afaceri s-ar putea găsi handicapați de lipsa software-ului de personal în timp ce sunt pe drum. Smartphone-urile pot rezolva această problemă într-o oarecare măsură, deoarece pot rula versiuni mobile ale aplicațiilor software obișnuite, inclusiv unele versiuni de software de personal. Aceste telefoane pot oferi, de asemenea, capabilități de navigare pe Web, permițând lucrătorilor mobili să acceseze software-ul de angajare bazat pe web.