Software-ul se referă la rutine și programe dezvoltate pentru un sistem informatic care permit utilizarea pentru a îndeplini sarcini sau a interacționa în alt mod cu computerul. Software-ul poate fi furnizat de producător ca componentă de sistem sau creat ca aplicații separate de către producător sau terți. Documentația este o descriere a unui produs și a modului de utilizare. Documentația software descrie aplicațiile software și modul de utilizare a acestora.
Documentația software tipărită, denumită uneori manuale de software, este adesea configurată ca o carte, cu o pagină de titlu, un cuprins, un corp și un index și au adesea câteva componente tipice. Prima componentă de care au nevoie cei mai mulți utilizatori este un ghid de instalare și sunt oferite ghiduri separate pentru diferitele sisteme de operare pe care funcționează software-ul, după cum este necesar. Ghidul de instalare listează specificațiile necesare pentru a rula software-ul, inclusiv sistemele de operare ale computerului, memoria RAM, spațiul pe hard disk, o conexiune la Internet și orice alte cerințe sau suplimente, cum ar fi periferice. Acesta este urmat de instrucțiuni pas cu pas pentru instalare, care pot fi de pe un CD-ROM, un DVD sau o descărcare, de exemplu. Orice caracteristică neobișnuită a programului de instalare și explicația opțiunilor de instalare personalizată, cum ar fi locații alternative sau instalări simplificate, sunt explicate în general.
Un ghid de „pornire rapidă” este adesea următoarea parte a documentației software tipărite utilizată. Reluând de unde se oprește ghidul de instalare, ghidul de pornire rapidă ajută utilizatorul să înceapă cu software-ul și cu operațiunile sale de bază. Această secțiune poate fi aranjată într-o varietate de moduri, după cum se potrivește programului specific. O metodă populară pentru aplicațiile orientate spre sarcini este o introducere bazată pe proiecte în care utilizatorul învață funcționalitatea de bază a software-ului în timp ce parcurge câteva mini-lecții.
Alte elemente pe care ne-am aștepta să le găsiți în documentația software tipărită includ o descriere completă a caracteristicilor, cu accent pe caracteristicile noi pentru cea mai recentă versiune; o listă de actualizări de la versiunile anterioare, eventual incluzând erori remediate; informații despre cum să obțineți suport tehnic; explicații ale mesajelor de eroare; și informații pentru utilizatori avansați sau „puternici”. Jocurile și alte aplicații software pot include foi de cheat sau indicii în documentația lor.
Documentația software tipărită nu este singura. În primul rând, documentația tipărită poate fi disponibilă și online sau în format pdf. Documentația suplimentară poate fi disponibilă și sub formă de sfaturi pentru instrumente și ecrane de ajutor în cadrul aplicației în sine, Întrebări frecvente – liste de întrebări frecvente împreună cu răspunsuri, articole care pot fi căutate, instruire web, videoclipuri și alte formate.
Documentația software variază destul de mult în ceea ce privește calitatea, iar acest lucru este valabil mai ales pentru manualele de software. Cele bune pot fi excelente, în timp ce cele care nu sunt bine executate pot lăsa utilizatorii cu multe întrebări. Există și utilizatori care nu se vor deranja să caute în documentație înainte de a pune întrebări pe forumurile producătorului de software.