Cunoscută și sub denumirea de depozitare activă de date, depozitarea de date în timp real este procesul de stocare și analiză a datelor într-un anumit tip de sistem de stocare. Companiile tind să folosească această abordare într-un efort continuu de a maximiza utilitatea diferitelor forme de business intelligence, în special în ceea ce privește poziționarea companiei pentru creștere prin vânzări. Prin captarea informațiilor în momentul în care devin disponibile și asimilând datele cu informații istorice, este posibil să se prezică schimbări în cererea clienților, precum și să se dezvolte noi strategii de marketing care vor atrage noi clienți.
Procesul de bază al depozitării datelor în timp real necesită ca datele adăugate la o bază de date tranzacțională, cum ar fi un sistem de plasare a comenzilor sau de facturare, să fie imediat analizate, clasificate și legate de informațiile care sunt deja depozitate din tranzacțiile anterioare. În mod ideal, informațiile suplimentare vor genera informații suplimentare care să ajute la indicarea tendințelor în ceea ce privește achiziționarea de bunuri sau servicii oferite de companie, generarea de profituri sau pierderi.
Prin asimilarea și evaluarea tranzacțiilor și a altor date pe măsură ce apar, compania se poate mișca mai rapid pentru a profita de o tendință ascendentă care deține potențialul de a câștiga afacerii un randament semnificativ. Deoarece procesul de depozitare a datelor în timp real este automat, nu este nevoie ca nimeni să activeze această scurgere a datelor din diferite baze de date tranzacționale în baza de date centrală în timp real. Astfel, este posibil să accesați banca de informații actualizată în orice moment și să utilizați acele date pentru a planifica proiecte sau acțiuni viitoare care vor fi în interesul companiei.
Acest proces de extragere a datelor în timp real poate include și generarea automată de rapoarte care sunt personalizate la nevoile utilizatorului final. Designul depozitului de date permite adesea utilizatorilor să aleagă dintr-un set de formate de rapoarte preprogramate sau să folosească instrumente încorporate în pachetul software pentru a crea rapoarte specializate care aranjează datele în mai multe moduri. Această arhitectură versatilă de depozit de date simplifică corporațiile de dimensiuni diferite și legate de domenii diferite să utilizeze același software de bază, dar adaptează utilizarea acelui software pentru a se potrivi nevoilor lor individuale.
Majoritatea pachetelor de depozitare de date în timp real permit, de asemenea, generarea de rapoarte la cerere, precum și la un program stabilit. Acest lucru poate fi extrem de util, deoarece este posibil să trimiteți o interogare pe loc și să obțineți un răspuns în câteva secunde sau minute. De exemplu, dacă unui manager de vânzări i se prezintă o întrebare despre vânzările din ziua curentă ale unei anumite linii de produse, el sau ea poate pur și simplu să încadreze interogarea, să solicite software-ului să extragă datele la minut și să aibă un raport care oferă informațiile cu ușurință. Metodele mai convenționale ar necesita până la o jumătate de oră sau mai mult pentru a gestiona ceea ce poate gestiona depozitarea în timp real în mai puțin de trei minute.
Într-o epocă în care chiar și câteva minute pot însemna diferența dintre succes și eșec, utilizarea depozitării de date în timp real nu oferă doar un mijloc simplu de stocare a tuturor datelor relevante într-un depozit comun. Această abordare înseamnă, de asemenea, să aveți informațiile la îndemână în orice moment pentru a lua decizii cu potențialul de a crește profitul pentru orice companie. Din acest motiv, multe companii, atât mari, cât și mici, integrează software în timp real în procesele lor generale de arhivare și recuperare de business intelligence.