Introducerea datelor BPO este un proces de afaceri în care o companie externalizează anumite sarcini de introducere a datelor către alta. Introducerea datelor implică, de obicei, extragerea faptelor cheie din documente dense, compilarea și actualizarea bazelor de date și conversia numerelor în statistici viabile, printre altele. Este adesea mai ușor pentru companii să atribuie unele dintre aceste sarcini, dacă nu toate, unor companii externe care sunt specializate în introducerea datelor. Acest lucru economisește timp și bani companiei sursă și îi permite să se concentreze mai mult pe competențele sale de bază.
Termenul BPO, sau Business Process Outsourcing, cuprinde o gamă largă de activități diferite. Companiile aleg adesea să înceapă să utilizeze BPO atunci când lista lor de clienți crește, când caută să se extindă sau chiar atunci când doresc doar să exploreze mijloace mai rentabile de a desfășura afaceri de zi cu zi. BPO include de obicei mult mai mult decât doar externalizarea introducerii datelor. Orice, de la personalul centrului de apeluri pentru serviciul clienți, până la analiza datelor web și gestionarea traficului pe Internet, poate fi realizat de o echipă BPO dedicată.
De cele mai multe ori, companiile care efectuează introducerea datelor BPO sunt concentrate exclusiv pe servicii de externalizare a afacerilor. Aceste tipuri de companii se comercializează adesea ca specialiști în externalizare și se ocupă frecvent de datele mai multor clienți simultan. De obicei, aceștia sunt ocupați de un număr de specialiști instruiți care pot lucra non-stop pentru a oferi rezultatele contractate.
În introducerea datelor BPO, munca se învârte de obicei în jurul preluării datelor într-o formă și convertirea lor în alta. Introducerea datelor poate fi la fel de simplă ca conversia unei întâlniri înregistrate într-o transcriere scrisă sau la fel de complexă ca introducerea datelor din formulare și rapoarte disparate în material care poate fi citit și căutat într-o bază de date a site-ului web. Aceste tipuri de servicii sunt necesare pentru ca companiile să se dezvolte, să se schimbe și să rămână relevante, dar adesea necesită un timp incredibil de mare.
Specialiștii folosesc o serie de strategii BPO și tehnici BPO pentru a asigura conversia corectă a sarcinilor lor de externalizare a introducerii datelor. Sunt adesea folosite scanere digitale și instrumente de identificare a cuvintelor bazate pe software. O mare parte a lucrării este și manuală. Lucrul în introducerea datelor implică de obicei multă citire, re-tastare și re-formatare, acolo unde acuratețea este esențială.
Multe companii vor contracta pentru introducerea datelor BPO ca parte a unui pachet mai mare de servicii. Introducerea datelor se face adesea împreună cu alte sarcini de analiză a datelor în curs. În funcție de serviciu, introducerea datelor BPO poate fi uneori contractată pe bază de proiect.
O companie precum o firmă de avocatură care are nevoie doar de datele dintr-un anumit dosar de caz reambalate ar putea contracta cu un furnizor de sisteme BPO pentru introducerea limitată a datelor BPO. În mod similar, o corporație care dorește să-și digitalizeze rapoartele anuale sau să-și facă directorul corporativ mai ușor accesibil, ar putea externaliza aceste proiecte în mod individual, în loc să le atribuie unui angajat salariat. Utilizarea serviciilor de introducere a datelor BPO este adesea mai rentabilă decât plătirea unui membru al personalului existent pentru a face el însuși aceeași treabă.
Nu există lipsă de companii de introducere a datelor BPO disponibile astăzi. Sunt localizați în toată lumea, totuși, lucrătorii lor nu sunt întotdeauna situați acolo unde se află sediul companiei. Mulți specialiști în introducerea datelor lucrează de la distanță sau în birouri offshore. Orice corporație care ia în considerare introducerea datelor BPO ar fi înțelept să cerceteze furnizorii de servicii, cu o atenție deosebită acordată măsurilor lor de securitate a datelor, înainte de a trimite informații. Acest lucru este valabil mai ales în cazul informațiilor sensibile ale companiei sau ale clienților.