Un alias de e-mail este pur și simplu o adresă de e-mail care este creată și utilizată pentru redirecționarea adresei de e-mail. Nu este un cont de utilizator real și nici nu corespunde unui cont de utilizator pe un server de e-mail. Este doar un nume care trebuie să fie în formatul unei adrese de e-mail, care este compusă dintr-un nume și simbolul „at”, urmat de un nume de domeniu. Cuvântul „alias” înseamnă un nume presupus și denotă un nume sau nume sub care este cunoscută și o persoană sau o entitate. Unii oameni cred că un alias de e-mail este o adresă de e-mail virtuală, deoarece, cu excepția faptului că nu corespunde unui cont de utilizator real, se comportă în orice alt mod ca o adresă de e-mail reală.
Există multe motive bune pentru a crea un alias de e-mail și există diferite moduri de a face acest lucru. Unele adrese de e-mail reale sunt destul de lungi și pot fi dificil de reținut. Acest lucru este valabil mai ales în cazul unei adrese furnizate de un angajator, deoarece un format tipic pentru adresele de e-mail este prenumele angajatului urmat de un punct, urmat de numele său de familie, simbolul „la” și numele de domeniu al companiei. Dacă o persoană are un nume lung sau care nu este ușor de reținut sau de ortografiat, el sau ea ar putea fi capabilă să folosească un alias de e-mail care este mult mai ușor de reținut și mai scurt ca lungime a caracterelor decât contul real.
Un alt motiv pentru care o persoană ar putea dori să creeze un alias este să furnizeze o adresă de e-mail generică care este făcută publică. Aceasta este o practică comună a multor webmasteri care oferă adesea vizitatorilor site-urilor web pentru care sunt responsabili o modalitate de a-i contacta prin e-mail. Unele companii optează, de asemenea, să folosească un alias de e-mail căruia vizitatorii site-ului pot trimite întrebări generale sau solicitări de informații generale. De exemplu, webmasterul unui site poate configura un alias de e-mail „webmaster@”, urmat de numele domeniului, iar întrebările generale pot fi trimise la „info@”, urmate de numele domeniului.
O modalitate populară de a crea un alias este să treceți prin panoul de control, dacă este oferit unul, al companiei gazdă a site-ului web. În general, există o opțiune de e-mail care permite crearea de conturi de utilizator reale, precum și aliasul de e-mail de la care este redirecționat mesajul. Atunci când se creează un alias de e-mail, trebuie asociată o acțiune specifică, cum ar fi redirecționarea, deoarece nu este un cont de sine stătător care poate „reține” e-mail pe serverul de e-mail. Un alias este util din mai multe motive: poate avea mai mulți destinatari, poate ajuta la protejarea sau ascunderea contului de utilizator real, nu ocupă spațiu pe serverul de e-mail așa cum o face un cont de utilizator real și poate fi șters. fără a pierde niciun e-mail care a fost deja redirecționat către o adresă reală.