Un server de e-mail este un computer care servește ca oficiu poștal electronic pentru e-mail. E-mailurile schimbate între rețele sunt transmise între servere care rulează software special conceput, care este construit în jurul protocoalelor standardizate convenite pentru gestionarea mesajelor de e-mail, a graficelor pe care le-ar putea conține și a fișierelor atașate. Furnizorii de servicii de internet (ISP) au toți servere de e-mail pentru a gestiona mesajele de e-mail ale clienților lor, uneori denumite servere de e-mail private. Unele site-uri web oferă și servicii publice de e-mail, folosind propriile servere.
Un client de e-mail sau un program de e-mail permite unui utilizator să trimită și să primească e-mail prin comunicarea cu serverele de e-mail. Există multe tipuri de clienți de e-mail cu caracteristici diferite, dar toți gestionează mesajele de e-mail și serverele în același mod de bază.
Când este trimis un mesaj de e-mail, programul de e-mail contactează serverul de e-mail al ISP-ului autorului pentru a-i transmite mesajul. Serverul se numește în mod normal mail.[isp].com, deși ar putea fi numit după Protocolul de transfer de e-mail, smtp.[isp].com. Scanează anteturile încorporate ale mesajului pentru informații de adresare. Aceste anteturi nu sunt de obicei vizibile într-un client de e-mail decât dacă utilizatorul configurează programul pentru a afișa anteturile, dar informațiile critice sunt conținute aici.
Mesajul de e-mail este trimis la adresa, ceea ce ar putea implica trecerea prin mai multe routere. Mesajul este de fapt împărțit în pachete de date discrete și reasamblat la capătul receptor. Routerele sunt computere care primesc date de rețea și le redirecționează pe calea cea mai scurtă posibilă. Presupunând că nimic nu merge prost, e-mailul va ajunge la destinație în câteva secunde sau minute de la trimitere.
Odată ce serverul de e-mail care primește mesajul, îl stochează într-o cutie poștală virtuală. E-mailul va rămâne aici până când destinatarul își folosește clientul de e-mail pentru a verifica dacă există e-mailuri noi. Când face acest lucru, programul de e-mail contactează serverul de primire, uneori numit server de e-mail POP3 (pentru Post Office Protocol 3) ca în pop3.[isp].com sau pur și simplu mail.[isp].com. Când programul de e-mail solicită e-mail, verifică dacă există mesaje adresate utilizatorului respectiv. Dacă este găsit, serverul transferă mesajele către client așa cum este solicitat. Cele situate pe site-uri web publice funcționează în același mod de bază ca serverele de e-mail ISP.
Datorită cantităților mari de e-mailuri nesolicitate numite spam, unele servere de e-mail sunt configurate să blocheze anumite seturi de adrese IP de la care a fost primit spam. O adresă IP (Internet Protocol) este o adresă numerică unică, diferită de „adresa de răspuns”, care este adesea falsificată în mesajele spam. Filtrele de spam, așa cum sunt numite, pot funcționa la nivelul serverului și, de asemenea, în cadrul unui program de e-mail care oferă o astfel de caracteristică. Programele de e-mail pot filtra, de asemenea, e-mailurile în foldere pe măsură ce sunt primite și, în mod normal, vor trimite o comandă către server pentru a șterge mesajele colectate.
Serverele de e-mail au de obicei și filtre care vor împiedica utilizatorii să trimită cantități mari de mesaje de e-mail duplicate la mai multe adrese, într-un alt efort de a reduce spam-ul. Listele de corespondență sunt o excepție și funcționează cu software diferit care identifică traficul ca fiind legitim. Pentru a evita blocarea spam-ului, unii oameni încearcă să instaleze servere de e-mail pe propriile computere. Mulți furnizori de servicii de internet consideră că aceasta este o încălcare a contractului, așa cum se precizează adesea în acordul privind Termenii și condițiile. Serverele de e-mail comerciale folosesc, de asemenea, filtre de viruși și troieni.