Un fișier de tranzacție este un fișier de date în care sunt stocate înregistrările tranzacțiilor care se referă la intrările dintr-un fișier principal. Aceste tipuri de fișiere servesc la izolarea activității obișnuite de tranzacție de informațiile fișierului principal, permițând în același timp unei baze de date să le lege pe cele două printr-o referință cheie. Această referință cheie este de obicei o singură intrare comună ambelor grupuri de înregistrări, cum ar fi un număr de cont, numele angajatului sau clientului sau ordinul de cumpărare. Acest lucru le permite operatorilor de baze de date să păstreze fișierele principale relativ mici, având acces la istoricul complet al tranzacțiilor pentru trasee de audit sau raportare.
Bazele de date ale companiei pot conține cantități extrem de mari de informații care constau de obicei din detalii individuale ale clienților, furnizorilor și angajaților și înregistrări ale evenimentelor recurente legate de fiecare. Adesea, aceste baze de date sunt împărțite în fișiere master și tranzacții. Fișierul principal conține detalii specifice individuale, cum ar fi numele, contactele companiei, adresele, listele de e-mail și anumite produse sau servicii specifice persoanei sau companiei. Fișierul tranzacției conține tranzacții de vânzare sau de cumpărare, evenimente din calendar sau detalii despre angajați, cum ar fi concediu, măsuri disciplinare sau rapoarte de progres în carieră.
Aceste blocuri de date privind tranzacțiile includ o intrare cheie care este o informație comună atât fișierelor master, cât și fișierelor de tranzacție. Acesta poate fi un număr de cont, un nume de contact, un număr de identificare a angajatului sau detalii financiare, cum ar fi comenzile de achiziție sau numerele facturii. Intrarea cheie este un identificator unic pe care baza de date îl folosește pentru a lega intrările de tranzacție la înregistrările corespunzătoare ale fișierului principal. Orice interogare sau căutare pentru o anumită tranzacție de fișier principal va izola apoi fie întregul grup de intrări pentru acea înregistrare, fie orice intrare specifică, în funcție de cât de specifică este cheia.
Menținerea înregistrărilor separate ale fișierelor principale și ale tranzacțiilor permite ca fișierul principal să fie păstrat la o dimensiune gestionabilă și dedicat doar intrărilor specifice entității. În aplicațiile în care utilizatorii stochează înregistrările tranzacțiilor în afara site-ului sau pe servere de arhivă, separarea acestora de fișierul principal face și arhivarea mult mai ușoară. Păstrarea unui fișier de tranzacție dedicat face, de asemenea, un audit ușor și eficient. Acest fișier poate servi și ca ajutor de diagnosticare sau de planificare cu multe baze de date cu funcții extinse de raportare bazate pe conținutul său. Acest tip de aranjament de fișiere divizate este adesea cunoscut ca un sistem de fișiere de referință, deoarece fișierul principal „se referă” la fișierul tranzacției pentru detalii specifice evenimentului.