Nota de simpatie ideală va fi scurtă, pozitivă și de susținere a familiei. Dacă cineva „nu știe niciodată ce să spună” în astfel de ocazii, „îmi pare rău și familia ta va fi în gândurile și rugăciunile mele” este suficient. Trimiterea notei este partea importantă, nu elocvența sau lipsa acesteia.
Nota de simpatie există de mulți ani, deoarece oamenii, în general, doresc să arate unui prieten sau unei persoane dragi că sunt amintiți în timpul lor de durere. Nota de simpatie este un obicei civilizat și a rezistat atâta timp cât oamenii și-au exprimat sentimentele folosind cuvântul scris.
Multe obiceiuri au fost oficializate în secolele al XVIII-lea și al XIX-lea, iar una a fost nota de simpatie. Nota era adesea trimisă pe papetărie sau cartonașe cu margini negre, potrivite subiectului său sumbru. Uneori erau livrate de mână la domiciliu, dar pe măsură ce corespondența devenea mai fiabilă, erau trimise și în acest fel.
Nota de simpatie poate fi trimisă de îndată ce cineva află despre un deces, dar poate fi trimisă și după înmormântare sau câteva săptămâni mai târziu. Uneori, cea mai rea parte a unui deces este după ce toate aranjamentele au fost finalizate și persoana iubită este comemorată. Șocul începe să dispară și oamenii consideră adesea că câteva săptămâni după înmormântare sunt insuportabil de goale. O notă de simpatie în acest moment poate fi doar o demonstrație de sprijin și prietenie de care persoana îndurerată are nevoie.
O notă de simpatie nu trebuie să fie lungă, elaborată sau nefiresc de elocventă. Poate exprima pur și simplu tristețe pentru pierdere și reasigurarea că persoana se află în gândurile și/sau rugăciunile expeditorului. Dacă expeditorul îl cunoștea personal pe decedat, poate fi inclusă o amintire scurtă și fericită, cum ar fi: „Îmi amintesc cum mama ta ne făcea întotdeauna prăjituri după școală și cât de distractivă era”.
Aceste cuvinte aduc o mare mângâiere familiilor. Ei știu că persoana iubită a fost importantă pentru ceilalți, iar acest lucru este vital în trecerea prin procesul de doliu. Amintirile triste sau trăsăturile proaste de caracter nu ar trebui să fie menționate niciodată într-o notă de simpatie. Acesta este culmea prost-gustului și se limitează la cruzime.