Dacă trebuie să scrieți un memorandum, nu vă faceți griji, deoarece nu este dificil. Părțile de bază ale unui memorandum sunt titlul, mesajul sau corpul, inițialele de referință și notațiile, dacă este necesar. Memo-urile sunt utilizate în general în cadrul unei companii sau al unui birou, scrisorile de afaceri formale fiind metoda preferată pentru comunicarea externă.
Pentru a scrie un memoriu, rețineți că tonul este mai puțin formal decât cel al unei scrisori. Salutul (Dragă…) și încheierea (Cu drag…) folosite în scrisori nu sunt necesare într-o notă. Zona de antet conține numele persoanei (persoanelor) care primește memoriul, subiectul, data și numele expeditorului. Termenul mai vechi folosit pentru linia de subiect a fost Re: care indica „în referire la”. Formatul unei note sunt paragrafe în stil bloc cu o linie goală între ele.
De regulă, expeditorul memoriului inițialele cu cerneală lângă numele său în antet. Acest pas este mai degrabă o formalitate, indicând că nota este, într-adevăr, trimisă de acea persoană. Acest lucru se poate face înainte de a face copii.
Dacă altcineva decât expeditorul a tastat nota, atunci inițialele acelei persoane sunt adesea incluse sub corpul sau mesajul notului. Zona de notații include cuvântul „atașament”, dacă este cazul. Când scrieți o notă, termenul atașament este folosit în locul termenului anexă.
Corpul sau mesajul unei notificări conține informații detaliate, asemănătoare unei afaceri, cu privire la scopul notificării, orice acțiune care trebuie întreprinsă etc. În general, o notă nu ar trebui să abordeze mai mult de un subiect. O notă are, în general, întotdeauna o pagină sau mai puțin. Dacă nota trebuie să includă o mulțime de informații, listele cu marcatori pot fi benefice.
În ceea ce privește stilul, dacă trebuie să scrieți un memorandum, folosiți vocea activă, mai degrabă decât pasivă și folosiți verbe active. Pentru a scrie un memorandum, luați în considerare publicul atunci când vă creați nota. Verificați-vă nota cu atenție și eliminați verbiajul inutile.