Procesul de adăugare a unei clauze de declinare a răspunderii într-un e-mail este destul de simplu, dar problema de a corecta formularea în cadrul respectivului declinare a răspunderii necesită puțină atenție și planificare și, de asemenea, este important să vă asigurați că textul declinării răspunderii este diferențiat de cel corpul e-mailului. Majoritatea sistemelor de e-mail permit utilizatorilor să adauge o semnătură standard la toate e-mailurile lor. Unii oameni folosesc acest lucru ca o modalitate de a evita reintroducerea informațiilor de contact de fiecare dată când trimit o missive electronice. În această secțiune se poate adăuga o declinare a răspunderii care va fi trimisă în partea de jos a tuturor e-mailurilor lor. Alternativ, se poate adăuga manual o declinare a răspunderii la e-mailuri, după cum este necesar, fie creând textul declinării răspunderii în corpul e-mailului, fie lipindu-l dintr-o altă sursă.
Există mai multe moduri de a vă asigura că persoanele care primesc e-mailuri cu declinări de responsabilitate pot distinge cu ușurință între corpul e-mailului și textul declinării răspunderii. Unii oameni folosesc semne de punctuație, cum ar fi o serie de liniuțe sau puncte pentru a crea o pauză vizuală între e-mail și declinare a răspunderii. O altă modalitate de a face textul declinării responsabilității să arate diferit de textul e-mailului este să utilizați diferite dimensiuni de font, stiluri de font și culori de font. Dacă textul unui e-mail este negru în font Times New Roman de 12 puncte, atunci textul declinării responsabilității ar putea fi albastru în font Courier New de zece puncte.
Companiile care solicită angajaților să adauge o clauză de declinare a răspunderii la toate e-mailurile furnizează de obicei textul declinării răspunderii. Cei care doresc să adauge o clauză de declinare a răspunderii care nu le este oferită ar trebui să ia în considerare mai întâi protecțiile pe care speră să le obțină din declinarea răspunderii. Apoi pot lucra pentru a crea un text concis, oferindu-le totodată protecția de care au nevoie.
În unele cazuri, poate fi necesar să consultați un avocat pentru a adăuga o declinare a răspunderii care să servească nevoi unice. Există o serie de declinări de răspundere prin e-mail standard care pot fi împrumutate pentru protecția de bază a confidențialității. Acestea sunt ușor disponibile online. Dacă este nevoie de ceva mai complex, atunci poate fi necesar să solicitați un consilier juridic. Un profesionist juridic va putea ajuta la crearea limbajului potrivit pentru a asigura protecțiile necesare.