Makro to seria uderzeń klawiatury nagrana przez aplikację. Te naciśnięcia klawiszy często reprezentują polecenia w oprogramowaniu, które są połączone w celu zmniejszenia nakładu pracy potrzebnej do wykonania funkcji. Makra są następnie przechowywane w aplikacji, aby umożliwić ich wielokrotne użycie.
Podczas nagrywania makra w aplikacji, takiej jak Microsoft Word®, naciśnięcia klawiatury lub polecenia są przypisywane do klawisza skrótu lub zapisywane na pasku narzędzi, dzięki czemu są dostępne za pomocą myszy. Następnie zapisaną sekwencję poleceń można wykonać po prostu klikając przycisk paska narzędzi lub naciskając przypisane klawisze.
Załóżmy, że użytkownik programu Microsoft Word® szukał szybkiego sposobu na zapisanie dokumentu, a następnie wyjście z programu Word®. Można to zapisać w makrze, aby połączyć operację zapisywania i operację wyjścia w następujący sposób przy użyciu programu Microsoft Word® 2007:
1. Wybierz kartę Widok ze wstążki biurowej
2. Wybierz obiekt Makra z grupy Makra na prawym końcu wstążki
3. Wybierz makro nagrywania z wysuwanego menu
Po kliknięciu obiektu makra rekordu pojawia się okno dialogowe, w którym użytkownik może nadać mu nazwę i przypisać przycisk paska narzędzi lub skrót klawiaturowy, który go wywoła. Zwykle podczas przypisywania skrótu klawiaturowego do makra klawisze Ctrl, Shift lub Alt są naciskane w połączeniu z przypisanym klawiszem. Klawisze modyfikujące, Ctrl, Shift i Alt, można również nacisnąć razem w dowolnej kombinacji z klawiszem. Chodzi o to, aby pociągnięcia na klawiaturze makra były jak najprostsze, aby umożliwić łatwe wielokrotne użycie.
4. Wprowadź nazwę makra
5. Przypisz uderzenia klawiatury lub wybór paska narzędzi, który uruchomi makro, w tym przykładzie wybierz Ctrl + Alt + X
6. Kliknij OK
Następnie należy wykonać akcje, które utworzą makro, aby można je było zapisać. W podanym tu przykładzie, przycisk menu zapisu w górnej części okna Microsoft Word® 2007, wyświetlany jako mały dysk, zostanie kliknięty, a następnie przycisk Logo Office®, również w lewym górnym rogu. Po wyświetleniu menu Word® obiekt Exit Word zostanie wybrany, aby zamknąć aplikację lub opcję zamknięcia, aby zamknąć aktualnie aktywny dokument.
Po wykonaniu akcji użytkownik wybierze opcję zatrzymania nagrywania z grupy makr w menu widoku na wstążce pakietu Office. Uniemożliwiłoby to rejestrowanie dalszych działań i zapisanie serii do wykorzystania w przyszłości.
Po utworzeniu makra można za jego pomocą szybko wykonać zapisaną sekwencję poleceń przypisanych do klawisza skrótu. W naszym przykładzie zapisywania i zamykania, naciśnięcie Ctrl + Alt + X spowoduje zapisanie bieżącego dokumentu i wyjście z aplikacji Microsoft Word®.
Inną rzeczą, o której należy pamiętać podczas przypisywania klawiszy skrótów, jest ostrożność, aby nie nadpisać już używanych selekcji, takich jak Ctrl + S, które domyślnie kontroluje akcję Zapisz. Po wypróbowaniu kombinacji klawiszy wyświetlana jest istniejąca akcja, aby poinformować użytkownika, że uderzenia klawiatury, których próbuje użyć dla makra, są już używane przez aplikację. Podczas przypisywania naciśnięć klawiszy do nowej serii zawsze najlepiej jest połączyć klawisze Ctrl z klawiszem Shift lub Alt, aby uniknąć usuwania istniejących przydatnych skrótów.