Katalog bazy danych to funkcja zawarta na serwerze, która umożliwia użytkownikom i administratorom sprawdzanie informacji o każdej bazie danych zainstalowanej na tym serwerze. Oprócz typowych informacji katalog bazy danych zawiera również metadane dotyczące każdej bazy danych, takie jak liczba tabel i wierszy używanych w określonej bazie danych. Jednym ze sposobów sprawdzania przez administratorów zmian w bazie danych jest przeglądanie katalogu, ponieważ zapisuje on wszystkie ostatnie zmiany w bazie danych wraz z informacjami o osobach, które dokonały zmian. Użytkownicy zazwyczaj nie mają dostępu lub mają ograniczony dostęp do katalogu; katalog automatycznie zawiera łącze e-mail, dzięki czemu użytkownicy mogą wysyłać e-maile do administratorów i prosić o dostęp.
Jeśli właściciel firmy lub strony internetowej ma serwer, zwykle na tym serwerze znajduje się kilka baz danych. Te bazy danych mogą zawierać różne rodzaje informacji lub mogą być używane do maksymalizacji progu przechowywania każdej bazy danych. Administratorom może być trudno używać lub regulować każdą bazę danych, ale katalog bazy danych może im pomóc w tym zadaniu. Dzieje się tak, ponieważ katalog zapisuje plik wszystkich baz danych, więc administratorzy nie zapomną o żadnej z nich.
Oprócz nazwy każdej bazy danych na serwerze, katalog bazy danych może również uzyskać dostęp do metadanych każdej bazy danych. Te metadane zawierają podstawowe informacje o bazie danych, takie jak liczba tabel aktualnie wypełnianych danymi oraz liczba użytkowników, którzy mają dostęp do bazy danych. Chociaż metadanych nie można zmienić, ułatwia to użytkownikom i administratorom szybkie sprawdzenie, jak duża jest baza danych.
Katalog bazy danych nie tylko przechowuje metadane; przechowuje również informacje o ostatnich zmianach. Ta sekcja katalogu pokazuje wszystkie zmiany oraz wyświetla nazwę użytkownika i adres protokołu internetowego (IP), aby administratorzy wiedzieli, kto jest odpowiedzialny za zmiany. Jeśli zmiana jest szkodliwa dla bazy danych, administratorzy będą wiedzieć, kto jest winny.
Podczas gdy administratorzy zazwyczaj mają nieograniczony dostęp do wykazu bazy danych, większość użytkowników ma ograniczony dostęp lub nie ma go wcale. Dzieje się tak, ponieważ użytkownicy zazwyczaj nie potrzebują informacji o metadanych, ani też zwykle nie muszą znać liczby baz danych na serwerze. Jeśli użytkownicy potrzebują dostępu, katalog automatycznie zawiera łącze e-mail, które umożliwia użytkownikom wysyłanie e-maili do administratorów z prośbą o dostęp. Administratorzy mogą przyznać ten dostęp lub nie, na podstawie powodów i historii użytkowników.