Do opisania gazety ewidencjonowanej stosuje się dwa różne kryteria. W pierwszym znaczeniu gazeta metrykalna to gazeta, w której publikowane są ogłoszenia publiczne, informacje, które mogą być interesujące dla społeczności, takie jak wyniki głosowania rady miejskiej oraz informacje prawne. W drugim znaczeniu gazeta archiwalna jest uważana za publikację o wysokich standardach dziennikarskich, publikującą informacje ważne, ważne i interesujące. Zgodnie z pierwszą definicją, wiele gazet, w tym prestiżowy New York Times, nie jest gazetami oficjalnymi, chociaż słyną z jakości swojego dziennikarstwa. W rzeczywistości w szczególności Times wypowiedział się na ten temat, prosząc ludzi, aby nie odnosili się do niego jako do „rekordowej gazety”.
Sprzeczne definicje znanej gazety ilustrują zmiany, jakie zachodzą w mediach informacyjnych. Przed powszechnym dostępem do natychmiastowej komunikacji wiele gazet uważało, że mają publiczny obowiązek publikowania informacji, których ludzie mogliby mieć problem ze znalezieniem w innych miejscach, nawet jeśli te informacje nie były szczególnie interesujące lub dotyczyły tylko niewielkiej części społeczności. Znana gazeta może na przykład publikować wyniki wyborów zagranicznych, aby upewnić się, że zostały one upublicznione, przy założeniu, że ta część gazety może nie zostać uznana za interesującą dla wszystkich czytelników.
Ponadto w wielu krajach wymagane jest upublicznienie informacji prawnych, takich jak zamiary zmiany właściciela firmy, w celu zapewnienia wszystkim zainteresowanym stronom dostępu do tych informacji. Gazeta metrykalna publikowałaby te informacje, zapewniając w ten sposób, że zostały one rozpowszechnione i wprowadzone do ewidencji. Ta praktyka jest niezwykle cenna dla genealogów i historyków, którzy mogą przeglądać stare kopie gazet, aby uzyskać informacje o ludziach, których badają.
Wiele gazet społecznościowych na całym świecie może nadal uważać się za tradycyjne gazety metrykalne, które dostarczają między innymi informacji o zbliżających się spotkaniach władz miasta, wynikach sportowych lokalnych drużyn szkolnych. Takie gazety czasami publikują również podsumowanie wiadomości regionalnych, które ich zdaniem mogą zainteresować ich czytelników, a osobny dział jest wydzielony w celu publikowania informacji prawnych.
Jednak główne gazety zrezygnowały z roli „gazet zarejestrowanych”, słusznie zakładając, że ich czytelnicy mogą uzyskać takie informacje z innych źródeł, takich jak Internet. Zamiast tego publikacje te kładły większy nacisk na nowatorskie dziennikarstwo, opisując historie, których nie omawiają inne gazety. Niektórzy ludzie uporczywie nazywają te publikacje „gazetami archiwalnymi”, podczas gdy dokładniejszy opis może brzmieć „notowana gazeta”. Do dobrze znanych przykładów tego typu publikacji z całego świata należą: The Australian, The Mail and Guardian (RPA), The Irish Times, The Daily Telegraph (Londyn), The Toronto Star (Kanada), The Hindustan Times (Indie). ), The New York Times, The Wall Street Journal, The Standard (Hongkong), The Guardian (Londyn), The Washington Post, Al Akhbar (Liban), De Morgen (Bruksela), Le Monde (Francja), Die Welt ( Niemcy) i The Aftenposten (Norwegia), między innymi.