Numer dowodu jest unikalnym kodem identyfikacyjnym używanym w sprawie sądowej. Gdy sprawa zostanie wprowadzona do systemu prawnego, sekretarz sądu, w którym została wniesiona, nada numer dowodu, który będzie nadawał sprawie w miarę jej przemieszczania się przez sądy. Każdy system sądowy ma własną metodę generowania numerów kwitów, a sprawy z różnych sądów mogą mieć numery o różnej długości, z różnymi włączeniami, w tym kodami alfanumerycznymi. Osoby zaznajomione z systemem sądowym mogą być w stanie zidentyfikować sąd, w którym wniesiono sprawę, po prostu patrząc na jego numer akt.
Większość sądów stosuje system kodowania do generowania numerów kwitów, osadzając informacje o sprawie w samym numerze. Za pomocą cyfr i liter sąd może wskazać, kiedy sprawa została wniesiona, odnotować lokalizację sądu, w którym została ona wniesiona, oraz podać pewne informacje o charakterze sprawy. Sprawa może również zawierać kody takie jak „crim”. lub „cyw.”. wskazać, czy jest to sprawa karna, czy cywilna. Wraz z różnymi identyfikatorami służącymi do przekazywania informacji o sprawie nadawany jest unikalny numer, aby odróżnić ją od innych spraw podobnego typu wniesionych w tym samym czasie.
Wszystkie dokumenty dotyczące sprawy są ostemplowane numerem kwitu. Adwokaci zaangażowani w sprawę muszą znać numer, aby mogli znaleźć materiały związane ze sprawą. Po sporządzeniu harmonogramu sądu numer ten będzie umieszczony w harmonogramie, a sprawozdania dotyczące sprawy wpisane do akt sądowych będą również zawierały numer akt. Osoby, które będą chciały przytoczyć sprawę w przyszłości, również będą zwykle używać tego numeru, aby uniknąć pomyłki z podobnie nazwanymi sprawami.
Prawnicze bazy danych online udostępniane prawnikom zwykle mają opcję odniesienia według numeru dowodu, pozwalając ludziom wprowadzić numer i pobrać wszystkie materiały związane ze sprawą. Podobnie akta archiwalne w sądach i innych placówkach prawnych wykorzystują te numery jako identyfikatory do znajdowania spraw. Jeśli ktoś nie zna numeru dowodu, urzędnik sądowy lub archiwista może pomóc w jego odnalezieniu w celu pobrania akt sprawy.
Zaangażowane strony mogą również odwoływać się do spraw, jak w przypadku „Smith v Jones”, a niektórym sprawom nadawane są pseudonimy, które mogą być znane członkom społeczeństwa, jak np. Scopes Monkey Trial w Stanach Zjednoczonych.