W większości jurysdykcji wszystko, co dzieje się w sprawie sądowej, jest odnotowywane na tzw. Co do zasady w każdym sądzie jest osoba, która jest odpowiedzialna za wpisywanie informacji do akt sprawy dla każdej sprawy. Sekretarz, jak się go nazywa, ma na ogół różne obowiązki biurowe w biurze sądu, których zasadą jest przechowywanie kartotek w każdym aktach sprawy, a także w systemie komputerowym sądu, jeśli ma to zastosowanie.
Pracownicy pracujący w biurze sądowym mogą się nieco różnić w zależności od jurysdykcji; jednak w większości biur sądowych można znaleźć kilku kluczowych pracowników. Większość sądów ma komornika sądowego, którego zadaniem jest utrzymanie porządku w sądzie, protokolanta sądowego, który rejestruje postępowanie, oraz urzędnika ds. wokandów, który prowadzi akta sądowe. W zależności od wielkości sądu referent może również wykonywać inne obowiązki sekretarskie lub może skoncentrować się wyłącznie na prowadzeniu akt.
Po otwarciu sprawy sądowej należy utworzyć fizyczne akta, aby śledzić wszystkie zgłoszenia w sprawie. W wielu sądach w sądowym systemie komputerowym tworzony jest również plik elektroniczny. Jednym z pierwszych dokumentów umieszczonych w pliku będzie akcelerator. Karta akt sprawy to po prostu kartka papieru, na której można zapisywać wszystko, co dzieje się w sprawie oraz datę, w której to się wydarzyło.
W przypadku wniesienia pisma procesowego w sprawie sądowej strona inicjująca musi co do zasady złożyć pismo procesowe do referendarza. Recepcjonista następnie stempluje dokument datą i godziną złożenia. Oryginał dokumentu można następnie umieścić bezpośrednio w aktach lub przekazać sędziemu do wglądu, w zależności od rodzaju złożonego pisma procesowego. Może zaistnieć konieczność dokonania wpisu pozwu w skomputeryzowanym systemie ewidencji sądu.
Oprócz śledzenia dokumentów wniesionych do sprawy, karta akt może również zawierać podsumowanie postępowań sądowych. Na przykład, jeśli odbywa się wstępna rozprawa lub rozprawa przedprocesowa, pismo powinno zawierać podstawowe podsumowanie tego, co wydarzyło się na rozprawie. Sekretarz jest odpowiedzialny za wpisanie streszczenia postępowania za każdym razem, gdy sprawa toczy się przed sądem. Po zakończeniu sprawy referent będzie odpowiedzialny za prawidłowe zamknięcie akt.