Urzędnik okręgowy jest zarządcą sądu okręgowego. Ci członkowie władzy sądowniczej pełnią funkcję strażników ewidencji sądowej. Wszystko, co zobaczy się w sądzie, trafia najpierw na biurko urzędnika okręgowego, a każdy, kto chce uzyskać informacje na temat spraw, które widziano w sądzie, musi go odwiedzić. Klasycznie urzędnicy ci są wybierani przez wyborców na okresy, które różnią się w zależności od regionu, przy czym bardzo powszechne są kadencje od czterech do sześciu lat.
Każdy, kto chce wnieść sprawę, musi złożyć ją do urzędnika okręgowego. Urzędnik sprawdza wnioski cywilne, karne, nieletnie i spadkowe, aby potwierdzić, że są one kompletne, i otwiera rejestr każdego wniosku, który będzie używany do śledzenia wniosku w miarę przemieszczania się przez sąd. Urzędnicy ci regularnie chodzą do sądu lub wysyłają do sądu swoich asystentów jako swoich przedstawicieli i przechowują kopie dokumentów przedstawionych w sądzie, prawomocnych orzeczeń i innych informacji. Wiele z nich prowadzi zarówno akta elektroniczne, jak i papierowe, a niektórzy urzędnicy pracują również nad przekształceniem starych odręcznych akt na formę elektroniczną.
Urzędnik okręgowy, oprócz pełnienia funkcji zarządcy, jest także urzędnikiem finansowym sądu. Urzędnicy okręgowi zajmują się opłatami wnoszonymi do sądu i wypłatami z sądu, prowadząc ewidencję środków pieniężnych, które przeszły przez sąd. Mogą również działać jako agenci windykacji lub zlecać prace windykacyjne firmom specjalizującym się w takich pracach, aby mogły pobierać zaległe opłaty należne sądowi.
W wielu regionach urzędnik okręgowy przechowuje również Pieczęć Sądu i może być zaangażowany w postępowanie sądowe, takie jak odczytywanie wyroku, oprócz prowadzenia dokumentacji. Sekretarzowi sądu okręgowego zazwyczaj towarzyszy zespół pracowników, gdyż praca nawet w małym sądzie może być przytłaczająca dla jednej osoby. Urzędnicy ci dostarczają również informacji o sądzie, które mogą być przydatne dla osób uczestniczących w sądzie, od odpowiedzi na pytania dotyczące godzin rozprawy po pomoc w składaniu wniosków prawnych.
Osoby zainteresowane zbadaniem historycznych akt sądowych z jakiegokolwiek powodu współpracują z urzędnikiem okręgowym, aby znaleźć potrzebne im dokumenty. Niektóre przykłady powodów, dla których ludzie mogą chcieć przejrzeć stare zapisy, obejmują: badania genealogiczne, badania dotyczące granic i granic historycznych nieruchomości w ramach wyszukiwania tytułów przeprowadzanego podczas sprzedaży nieruchomości oraz badania historyczne.