Hot desking to termin określający praktykę tymczasowego zajmowania powierzchni biurowej do pracy. Termin ten może być używany w odniesieniu do przedsiębiorcy wynajmującego tymczasową powierzchnię biurową lub może odnosić się do aranżacji wspólnego biurka, takich jak te stosowane w ruchliwych centrach telefonicznych. Firmy i osoby prywatne mogą zaoszczędzić pieniądze na wynajmie biura i uzyskać dostęp do powierzchni biurowej w drodze, korzystając z funkcji hot desking. Zagrożenia związane z hot deskingiem obejmują bezpieczeństwo komputerowe i choroby zakaźne.
Ogólnie rzecz biorąc, pomieszczenia biurowe wykorzystywane do hot deskingu mają już dostępne wyposażenie dla użytkownika biura. W niektórych tymczasowych biurach dostępne są komputery i telefony, podczas gdy inne mają po prostu łącze danych lub łącze internetowe dostępne dla dyrektorów firm, którzy pracują na własnym sprzęcie komputerowym. Niektórzy pracownicy biurowi hot desking korzystają wielokrotnie z tej samej przestrzeni, ale dzielą biurko z innymi pracownikami i usuwają osobiste narzędzia i przedmioty, gdy idą. Biura, które oferują tego rodzaju przestrzeń tymczasową, zwykle oferują również przestrzeń serwerową lub osobistą przestrzeń magazynową.
Zalety hot deskingu to zmniejszenie kosztów biura, możliwości nawiązywania kontaktów i dostęp do zarezerwowanej prywatnej przestrzeni biurowej z dala od domu. Ponieważ przeciętny pracownik spędza przy biurku mniej niż jedną trzecią czasu, firmy mogą skorzystać na korzystaniu z hot deskingu wśród swoich pracowników, ponieważ wykorzystuje on biurka, które nie są zajęte. Niektóre firmy korzystają ze wspólnego biurka tylko podczas pracowitych sezonów biznesowych, kiedy zatrudniają dodatkową tymczasową siłę roboczą.
Wspólne przestrzenie biurowe ze wspólnymi komputerami, interfejsami komputerowymi i telefonami mogą służyć jako porty dla wirusów i bakterii powodujących choroby, takie jak przeziębienie i grypa. W przypadku wielu użytkowników korzystających ze stacji komputerowych, jeśli komputer nie jest odpowiednio zabezpieczony i konserwowany, wirusy mogą zagrozić bezpieczeństwu każdego użytkownika na stacji roboczej. Powierzchnie biurowe o dużym natężeniu ruchu, takie jak te znajdujące się w ciasnych centrach telefonicznych, mogą być szczególnie podatne na rozprzestrzenianie się chorób.
Najlepszym sposobem radzenia sobie z zapobieganiem chorobom podczas pracy w biurze jest dezynfekcja wszystkiego, czego często dotyka, przed rozpoczęciem zmiany w biurze. Odkażenie miejsca na biurku może być tak proste, jak odkażanie powierzchni na biurku i krześle, z którymi użytkownik często się styka, a także telefonu, klawiatury i myszy. Odkażające wycieranie wspólnego biurka można wykonać za pomocą środka dezynfekującego w sprayu lub wcierając alkohol w czystą szmatkę. Sprzęt do wspólnego użytku, taki jak zestawy słuchawkowe, powinien przed użyciem przynajmniej odkazić wkładki douszne i ustnik alkoholem. Najbezpieczniej dla hot desker jest dostarczenie własnego zestawu słuchawkowego, gdy tylko jest to możliwe.