Kaucja to suma pieniędzy, która jest wpłacana, gdy dwie strony zawierają umowę. Depozyt chroni jedną stronę przed uchybieniami ze strony drugiej. Najczęściej kaucje są postrzegane w kontekście umów najmu. Właściciel obiektu lub wynajmowanego sprzętu może zażądać kaucji w przypadku uszkodzenia, kradzieży, utraty lub innych problemów. Niektóre przypadki, w których ludzie mogą zostać poproszeni o wpłacenie kaucji, obejmują wynajem samochodu lub wynajem domu. Osoba pobierająca kaucję zwraca pieniądze po zakończeniu umowy, chyba że środki muszą zostać przeznaczone na opłacenie szkód lub innych spraw.
Przepisy dotyczące depozytów zabezpieczających są różne. Na przykład w niektórych regionach obowiązuje maksymalna opłata, podczas gdy w innych nie ma ograniczeń. Ogólnie rzecz biorąc, istnieją ograniczenia co do sposobu wykorzystania pieniędzy. Na przykład właściciele mogą skorzystać z kaucji zabezpieczającej, aby zrekompensować niezapłacony czynsz i naprawić szkody wykraczające poza normalne zużycie. Jeśli najemca zrobi np. dziurę w ścianie, kaucja może zostać wykorzystana do jej naprawienia. Jeżeli urządzenie wymaga przemalowania, kaucja nie może być wykorzystana na ten cel.
Kaucje można również wykorzystać na sprzątanie, ale tylko tyle, ile jest wymagane do doprowadzenia urządzenia do stanu, w jakim było wynajmowane lub wynajmowane na podstawie umowy. Na przykład, jeśli ktoś wypożycza samochód i pachnie dymem w momencie wynajmu, kaucja tej osoby nie może zostać wykorzystana do dezodoryzacji samochodu. Z drugiej strony, jeśli ktoś wprowadzi się do nowego domu i zostawi go brudnym, depozyt może zostać wykorzystany na posprzątanie domu. Kaucje można również przeznaczyć na opłacenie utylizacji opuszczonego mienia lub wymianę i naprawę mebli w umeblowanym lokalu.
Wskazane jest, aby wszystkie strony umowy były świadome przepisów dotyczących depozytów zabezpieczających. Należy również mieć świadomość, że w przypadku, gdy koszty naprawienia szkody, wyrównania utraconego czynszu lub sprzątania przekroczą wysokość kaucji, właściciel nieruchomości może pozwać strony umowy najmu lub umowy najmu na drogę sądową w celu wyegzekwowania odszkodowania. Na przykład, jeśli wynajmujący musi wymienić piętro z powodu szkód spowodowanych przez najemców, kwota kaucji raczej nie pokryje jej, a wynajmujący może pozwać o pozostałą część.
W przypadku zatrzymania całości lub części kaucji gwarancyjnej, należy przedstawić szczegółową listę z rachunkami, aby udokumentować sposób wykorzystania środków. Jeśli właściciel nieruchomości wykonał pracę wymaganą do naprawy, musi udokumentować czas poświęcony na naprawę. Brak wykazania sposobu wykorzystania kaucji może być podstawą do pozwu.