Co to jest okres przechowywania?

Okres przechowywania dokumentu to okres, w którym dokument musi być przechowywany po tym, jak nie jest już używany, ponieważ może być konieczne odwołanie się do niego w pewnym momencie w przyszłości. Okres przechowywania to termin najczęściej kojarzony z dokumentami księgowymi i podatkowymi, chociaż prawnicy są zwykle zobowiązani do przechowywania akt klienta przez pewien czas po zakończeniu reprezentacji. Być może najbardziej godnym uwagi przykładem ustawowego okresu przechowywania jest ustawa Sarbanes-Oxley Act, która jest ustawą o zwalczaniu nadużyć finansowych uchwaloną w Stanach Zjednoczonych w 2002 r., która wymaga przechowywania dokumentów związanych z audytami przez siedem lat. Wymagane okresy przechowywania różnią się nie tylko w zależności od branży, ale także w różnych jurysdykcjach.

Przyczyny konkretnego okresu przechowywania zależą od zasad danej branży, ale generalnie mają na celu zapewnienie możliwości odniesienia się do dokumentów w pewnym momencie w przyszłości. Upoważniony czas powinien obejmować cały czas, w którym konieczna będzie możliwość powołania się na dokumenty. Przyczyny powołania się na dokumenty mogą dotyczyć celów kontroli podatkowej, celów prokuratorskich lub z przyczyn ogólnych, że istnieje prawdopodobieństwo, że dokument będzie powoływany przez pewien okres czasu.

Na przykład w Stanach Zjednoczonych dokumenty dotyczące dochodów osobistych, które obejmują wszelkie pokwitowania lub inne dowody dokonanych odliczeń, muszą zazwyczaj być przechowywane przez trzy lata po złożeniu, ponieważ jest to zwykle okres, w którym czyjeś zeznanie podatkowe może zostać poddane kontroli. Adwokaci muszą na ogół przechowywać wszystkie akta klienta w dobrej formie przez sześć lub siedem lat po zakończeniu reprezentacji. Dzieje się tak, ponieważ jest to maksymalny okres przedawnienia — czas po zdarzeniu, w związku z którym ktoś może wnieść pozew wynikający z tego zdarzenia — dla prawie wszystkich możliwych procesów sądowych. Dokumenty założycielskie firmy mają nieokreślony okres przechowywania, ponieważ są niezbędne, dopóki firma działa.

Ustawodawca Stanów Zjednoczonych uchwalił ustawę Sarbanes-Oxley z 2002 r. w odpowiedzi na kilka przypadków oszustw związanych z papierami wartościowymi w firmach, które spowodowały poważne szkody dla inwestorów. Sarbanes-Oxley ustanowił kilka procedur regulacyjnych, których muszą przestrzegać firmy, aby chronić inwestorów przed oszustwami ze strony tych, którzy prowadzą firmę. Jednym z najbardziej godnych uwagi zapisów Sarbanes-Oxley było ustanowienie siedmioletniego okresu przechowywania wszelkich dokumentów związanych z badaniem sprawozdań finansowych.