W konkretnym przypadku przetwarzanie danych może odnosić się do dyskretnego etapu w cyklu przetwarzania informacji, w którym dane są pozyskiwane, wprowadzane, zatwierdzane, przetwarzane, przechowywane i wyprowadzane w odpowiedzi na zapytania lub w formie rutynowych raportów; przetwarzanie to etap, który organizuje informacje w celu uzyskania pożądanego wyniku. W znaczeniu bardziej ogólnym przetwarzanie danych może również odnosić się do czynności rejestrowania lub innego przetwarzania jednego lub większej liczby zestawów danych i często odbywa się przy użyciu komputerów. Słowo dane jest powszechnie używane w znaczeniu „informacja” i często sugeruje duże ilości informacji w standardowym formacie. Dane mogą składać się z liter, cyfr, równań, dat, obrazów i innych materiałów, ale zwykle nie obejmują całych słów.
Przetwarzanie danych i informacji
Jednym z kluczowych punktów dotyczących terminu przetwarzanie danych jest to, że niektórzy używają go jako synonim terminu przetwarzanie informacji, podczas gdy inni dokonują rozróżnienia między nimi. Jednak w większości przypadków słowo dane oznacza pierwotną formę danych wyjściowych, podczas gdy informacja ma określać dane, które zostały w jakiś sposób zorganizowane lub zmienione. Biuro Statystyki Pracy (BLS) w swojej publikacji Occupational Outlook Handbook, wydanie 2010-2011, ma wpis dla „Pracownicy wprowadzania danych i przetwarzania informacji”. W tym przypadku rozróżnia się „dane”, które są surowcem, i „informacje”, które zostały poddane pewnemu przetworzeniu: obie traktowane są jako odrębne, z danymi poprzedzającymi informacje.
Obliczanie danych
W informatyce przetwarzanie danych może być używane w odniesieniu do użycia aplikacji do organizowania pewnego rodzaju danych wejściowych w celu uzyskania pożądanego wyniku. Wynikiem może być wszystko, od pliku multimedialnego do obrazu lub pliku tekstowego. Zazwyczaj wprowadzanie słów, jak się o nich myśli, nie jest uważane za wprowadzanie danych, więc pisanie historii za pomocą edytora tekstu nie kwalifikuje się jako prawdziwa forma przetwarzania danych; jednak wprowadzenie paragonów i wydatków za dany miesiąc w arkuszu kalkulacyjnym i wydrukowanie raportu.
Programów przeznaczonych do przetwarzania danych jest mnóstwo, a ich możliwości wahają się od podstawowych do bardzo szczegółowych. Jednym z przykładów programu, który może z łatwością przetwarzać dane, jest Microsoft Excel®, który jest zasadniczo arkuszem kalkulacyjnym, którego można używać do organizowania danych, zwłaszcza równań matematycznych. Program może być używany do bardzo podstawowego przetwarzania lub, jeśli użytkownik jest zaznajomiony z programem, może być również używany do bardziej szczegółowych danych wyjściowych. Inne rodzaje programów przetwarzających obejmują programy służące do organizowania danych księgowych w celu określenia strat lub zysków, dane sejsmiczne wykorzystywane do przewidywania trzęsień ziemi oraz statystyki biznesowe pomagające firmom działać wydajniej, żeby wymienić tylko kilka.