System zarządzania procesami to metodologia stosowana zwykle do planowania, monitorowania i zarządzania procesem biznesowym. Termin zarządzanie procesami jest używany do wyjaśnienia wszystkich kroków podjętych w celu lepszego zrozumienia wymagań klienta i określenia najbardziej opłacalnego sposobu zaspokojenia tych potrzeb. Należy zauważyć, że system zarządzania procesami może być serią kroków i zadań lub systemem oprogramowania komputerowego. Bez względu na rodzaj systemu istnieje szereg konkretnych zadań i kroków, które zwykle należy wykonać.
Każdy system zarządzania procesami zazwyczaj obejmuje sześć zadań, z których wszystkie należy wykonać w określonej kolejności. Pierwszym zadaniem jest zdefiniowanie procesu, zrozumienie potrzeb klienta, a także zagrożeń i wyzwań dla organizacji w zaspokajaniu tych potrzeb. Jasno zdefiniowany proces jest zwykle niezbędny, ponieważ zespół analityków biznesowych będzie stale powracał do tego elementu w trakcie trwania projektu.
Kolejnym zadaniem jest wizualizacja idealnego procesu. Proces ten wymaga jasnego zrozumienia procesu, standardów branżowych, przepisów rządowych i wszelkich innych zasad rządzących procesem biznesowym. Oprócz zrozumienia wymagań stron trzecich należy również wziąć pod uwagę obecną strukturę organizacji i wszelkie już istniejące systemy.
Metryki to najlepszy sposób na opracowanie linii bazowej bieżącego procesu biznesowego i określenie, w jaki sposób zastosowanie systemu zarządzania procesami pomoże w operacjach biznesowych. W szczególności należy udokumentować informacje na temat rotacji, czasu przetwarzania, czasu reakcji klienta oraz wszelkich opóźnień lub wąskich gardeł. Wartości te będą odnoszone podczas wdrażania systemu zarządzania procesami i powinny być wykorzystywane po wdrożeniu jakichkolwiek zmian w celu oceny powodzenia procesu.
Kontrole wewnętrzne są wymagane w każdym procesie, a obecne kontrole zazwyczaj muszą być udokumentowane. Podczas korzystania z systemu zarządzania procesami konieczne jest uwzględnienie rozwoju i wdrożenia kontroli wewnętrznych w systemie. Kontrole te są wymagane do zarządzania dostępem, zapewniania ścieżek audytu i wspierania organizacji.
Podczas wdrażania systemu zarządzania procesami opracowywane są dwa rodzaje raportów. Raporty z działalności są dostarczane na każdym etapie i dystrybuowane do interesariuszy i właścicieli procesów biznesowych. Celem tych raportów jest informowanie wszystkich o statusie projektu i dokumentowanie wszystkich informacji zdobytych w trakcie procesu. Drugi typ raportu opiera się na występujących transakcjach, zidentyfikowanych problemach, wskaźnikach rotacji i innych wartościach zwykle używanych do pomiaru wydajności.