Czasami konieczne jest napisanie przez konsumenta pisma dotyczącego sporu dotyczącego karty kredytowej do wystawcy karty kredytowej w związku z konfliktem, którego nie można rozwiązać. Konsument powinien jednak uciekać się do tego dopiero po uprzedniej rozmowie z emitentem. Jeśli ta metoda nie rozwiąże problemu, na przykład zduplikowana lub nieautoryzowana opłata, konsument musi napisać pismo w ciągu 60 dni od daty na wadliwym wyciągu rozliczeniowym.
Aby napisać list dotyczący sporu dotyczącego karty kredytowej, konsument musi posiadać kopię wszystkich potwierdzeń sprzedaży związanych z błędnymi informacjami rozliczeniowymi. Jest to szczególnie ważne w przypadku rachunków ze stacji benzynowych i restauracji, na przykład w przypadku błędnej interpretacji napiwku przez kelnera. Inne informacje wymagane przez konsumenta do złożenia pisma dotyczącego sporu dotyczącego karty kredytowej obejmują datę błędnej transakcji, nazwę sprzedawcy, który przetworzył transakcję, adres sprzedawcy i sporną wartość opłaty.
Napisanie właściwego pisma dotyczącego sporu dotyczącego karty kredytowej pociąga za sobą wyjaśnienie, dlaczego powiązane obciążenie jest wadliwe i jakie kroki podjęto do tej pory w celu rozwiązania problemu. Zaleca się, aby konsument odręcznie napisał list w celu uzyskania autentyczności. Ponadto konsument powinien starać się pisać aktywnym tonem, używając mocnych słów, takich jak błędny i nieweryfikowalny. Zarówno poświęcenie czasu na ręczne napisanie listu, jak i użycie precyzyjnego i mocnego języka, może sprawić, że wystawca karty kredytowej poważnie potraktuje spór.
Wymagana jest również data i własnoręczny podpis. Konsument powinien również skontaktować się z wystawcą karty kredytowej, aby upewnić się, że żadne wymagane informacje nie zostały pominięte, ponieważ niektóre firmy mogą mieć dodatkowe potrzebne elementy. Jeśli istnieje kilka sporów, każdy z nich wymaga osobnego pisma.
Po sporządzeniu pisma dotyczącego sporu dotyczącego karty kredytowej konsument powinien odczekać co najmniej dwa tygodnie przed podjęciem dalszych działań, takich jak telefon do wystawcy karty kredytowej. Zwykle odpowiedź zajmuje wystawcy karty kredytowej 30 dni, ale zgodnie z prawem federalnym firma musi rozwiązać problem w ciągu dwóch cykli rozliczeniowych lub maksymalnie 90 dni.
Wydawca karty kredytowej zazwyczaj rozstrzyga spór dotyczący karty kredytowej, zasilając konto konsumenta. W przypadku, gdy firma odrzuci pismo konsumenta, konsument może być zmuszony do złożenia pozwu o spór o kartę kredytową. Ta opcja powinna być stosowana tylko wtedy, gdy wadliwa wartość przekracza 250 dolarów amerykańskich (USD), ponieważ w przeciwnym razie powiązane koszty sądowe będą prawdopodobnie znacznie wyższe niż wadliwa wartość.