Idealna nuta współczucia będzie krótka, pozytywna i wspierająca rodzinę. Jeśli ktoś nigdy „nie wie, co powiedzieć” przy takich okazjach, wystarczy „przepraszam, a twoja rodzina będzie w moich myślach i modlitwach”. Ważną częścią jest wysłanie notatki, a nie jej elokwencja czy jej brak.
Notatka współczucia istnieje od wielu lat, ponieważ ludzie na ogół chcą pokazać przyjacielowi lub ukochanej osobie, że są pamiętani w czasie żałoby. List współczucia jest cywilizowanym zwyczajem i przetrwał tak długo, jak długo ludzie wyrażali swoje uczucia słowem pisanym.
Wiele zwyczajów zostało sformalizowanych w XVIII i XIX wieku, a jednym z nich była notatka sympatii. Notatka była często wysyłana na papierze piśmiennym lub kartonie z czarną obwódką, zgodnie z ponurym tematem. Czasami były dostarczane do domu osobiście, ale w miarę jak poczta stała się bardziej niezawodna, wysyłano je również w ten sposób.
List współczucia można wysłać, gdy tylko ktoś dowie się o śmierci, ale można go również wysłać po pogrzebie lub kilka tygodni później. Czasami najgorsza część śmierci następuje po sfinalizowaniu wszystkich ustaleń i upamiętnieniu ukochanej osoby. Szok zaczyna mijać i ludzie często uważają, że kilka tygodni po pogrzebie jest nieznośnie pusty. Notatka współczucia w tym czasie może być tylko przejawem wsparcia i przyjaźni, której potrzebuje osoba w żałobie.
Notatka współczująca nie musi być długa, skomplikowana lub nienaturalnie wymowna. Może po prostu wyrazić żal z powodu straty i zapewnić, że osoba jest w myślach i/lub modlitwach nadawcy. Jeśli nadawca znał zmarłego osobiście, może dołączyć krótkie, szczęśliwe wspomnienie, takie jak: „Pamiętam, jak twoja mama zawsze robiła dla nas ciastka po szkole i jaka była zabawna”.
Te słowa przynoszą rodzinom wielką pociechę. Wiedzą, że ich ukochana osoba była ważna dla innych, a to jest niezbędne w przejściu przez proces żałoby. Smutne wspomnienia lub złe cechy charakteru nigdy nie powinny być wymieniane w liście współczucia. To szczyt złego smaku, graniczącego z okrucieństwem.