Wybór najlepszego organizatora plików zależy od typów i ilości plików, które musisz zorganizować. Dla niektórych osób mała szafka na akta lub nawet szuflada biurka z przegrodami może być skutecznym sposobem na uporządkowanie plików. Inne osoby będą potrzebować większej, wyznaczonej szafki na akta, serii szafek na akta lub systemu segregowania z regałami z półkami. Archiwizacja cyfrowa to kolejna opcja, która może zwolnić dużo miejsca w biurze, na przykład poprzez skanowanie dokumentów do komputera, organizowanie ich w pliki wirtualne oraz niszczenie i recykling starych kopii papierowych.
Wiele osób uważa, że jeśli mają wystarczająco głęboką szufladę biurka, może dobrze funkcjonować jako organizer plików. W sklepach z artykułami biurowymi można kupić przegródki, a nawet wiszące teczki na dokumenty, które można przechowywać w szufladzie w sposób zorganizowany, a jednocześnie bardzo łatwo do nich dotrzeć. Większa kolekcja akt może wymagać zakupu jednej lub więcej dedykowanych szafek na akta, które są zazwyczaj dostępne w bardzo niedrogich wersjach aluminiowych w sklepach z artykułami biurowymi. Dostępne są również drewniane szafki, które mogą zawierać wiszące teczki na dokumenty, choć są one zwykle znacznie cięższe i droższe. Organizer na dokumenty przeznaczony do użytku domowego jest często dostępny w neutralnych kolorach, takich jak beż, aby lepiej komponował się z otoczeniem.
Większe biura mogą zakupić szereg większych szafek na akta do przechowywania wielu plików. Półki montowane na ścianie mogą również pełnić funkcję systemu organizacji akt i są popularną metodą w gabinetach lekarskich, gdzie ważny jest szybki i łatwy dostęp do akt. Gabinety lekarskie mogą nie być w stanie całkowicie zdigitalizować plików, ale inne typy gabinetów mogą stwierdzić, że mogą wyeliminować potrzebę posiadania nieporęcznego organizatora plików w biurze, jeśli zaczną konwertować pliki do wersji cyfrowych.
Technologia umożliwia skanowanie dokumentów i plików do komputera, a następnie dostęp do nich w formie elektronicznej. Komputer może bardzo dobrze funkcjonować jako organizer plików, znacznie ułatwiając odnalezienie konkretnych dokumentów oraz zmniejszając zużycie papieru i miejsca w biurze. Bazy danych plików są również znacznie łatwiejsze do aktualizacji i zarządzania niż próby aktualizacji setek, a nawet tysięcy plików papierowych, jeśli konieczne jest wprowadzenie zmian; ponadto można je łatwo przeszukiwać według niemal dowolnych kryteriów. Cyfrowa organizacja plików jest często świetną metodą również do użytku domowego, a wszystko, czego wymaga, to zakup skanera do konwersji dokumentów na wersje cyfrowe.