Kiedy piszesz list biznesowy, oczekuje się, że będziesz przestrzegać określonych formatów. Formaty mają pewne różnice i jeśli nie bierzesz udziału w zajęciach z pisania listów, ludzie mogą nie mierzyć szczegółowo odległości między górną częścią strony a Twoimi adresami oraz między wymienionymi adresami a Twoim pozdrowieniem. Najważniejszym aspektem podczas pisania listu biznesowego jest jasne określenie celu — dlaczego piszesz ten list. Niemniej jednak powinieneś zapoznać się z podstawowym formatem, zanim zaczniesz się martwić o to, co i jak będziesz pisać.
Jeśli korzystasz z edytora tekstu, sprawdź, czy w programie znajdują się szablony listów biznesowych. Mogą one ułatwić Ci pracę, ponieważ mają wstępnie ustawione marginesy i zwykle dokładnie informują, gdzie umieścić takie rzeczy, jak adresy. Jeśli nie masz takiego szablonu, Twój list można sformatować na dwa sposoby. Pierwszy nazywa się formatem blokowym, a drugi formatem z wcięciem. O ile nie określono inaczej, możesz użyć formatu lub dowolnej z jego odmian. Duża różnica między tymi dwoma formatami polega na tym, że akapity nie mają wcięć, a tekst może być wyrównany, aby każdy wiersz miał taką samą długość. W formacie z wcięciem nie wszystkie wiersze będą dokładnie tej samej długości, a pierwsze zdanie każdego akapitu będzie wcięte o pięć spacji.
W przypadku każdego formatu istnieją niewielkie różnice, więc to wyjaśnienie będzie miało na celu określenie jednego sposobu szybkiego napisania listu biznesowego w formacie blokowym, bez uzasadniania tekstu. List biznesowy powinien mieć następujące marginesy: jeden cal (2.54 cm) u góry, u dołu, z lewej i prawej strony. Sprawdź swój program do edycji tekstu przed rozpoczęciem i ustaw te marginesy, jeśli to konieczne. Czcionka powinna mieć 12 punktów, preferowanym wyborem jest czcionka Times New Roman.
Jeśli piszesz na papierze firmowym, nie musisz zaczynać listu swoim adresem. Jeśli używasz standardowego papieru, powinieneś zacząć od górnego marginesu od swojego adresu. Podanie imienia i nazwiska wraz z adresem nie jest konieczne. Po prostu podaj swój adres, a jeśli chcesz, numer telefonu i e-mail. Dodaj datę bezpośrednio po adresie. Możesz wciąć swój adres, aby zrównał się z prawym marginesem, ale może po prostu zaczynać się od lewego marginesu, co jest łatwiejsze.
Pomiń linię i wpisz imię i nazwisko osoby, do której piszesz, jej tytuł lub firmę oraz jej adres. Każdy wpis, taki jak imię i nazwisko, tytuł i adres, powinien znajdować się w osobnym wierszu. Miasto, województwo i kod pocztowy powinny stanowić ostatnią linię. Adres jest wymagany w następującej kolejności: Firma, Osoba, Tytuł i Adres.
Pomiń kolejną linię i zacznij od pozdrowienia. Powinno to być formalne. Jeśli piszesz do Pani Smith, napiszesz Szanowna Pani Smith:. Po pozdrowieniu użyj dwukropka zamiast przecinka.
Odłóż jedną linię w dół i rozpocznij pierwszy akapit z treścią. Upewnij się, że jasno określiłeś intencję listu w pierwszym akapicie. Użyj dodatkowych akapitów, z jedną spacją między nimi, aby rozwinąć swój punkt widzenia lub podać przykłady. Po skończeniu akapitów głównych pomiń jeden wiersz i napisz „Z poważaniem”, swoją uwagę końcową, a następnie pomiń trzy do czterech wierszy przed wpisaniem swojego imienia i nazwiska oraz tytułu, jeśli taki masz. Przed wysłaniem listu biznesowego nie zapomnij fizycznie podpisać swojego imienia i nazwiska czarnym atramentem w miejscu między nazwiskiem końcowym a wpisanym.
Celem pisania listu biznesowego jest skuteczne przekazanie swojego punktu widzenia. Nie możesz być skuteczny, jeśli Twój list jest pełen błędów. Nie tylko sprawdzaj pisownię, ale także sprawdzaj swój artykuł pod kątem błędów gramatycznych, często mylonych słów i problemów z interpunkcją. Przeczytaj list na głos, aby upewnić się, że jasno przedstawiasz swój punkt widzenia. Używaj prostego języka, ale unikaj skurczów lub slangu. Dobrze napisany list biznesowy, który odnosi się bezpośrednio do sedna sprawy, jest bardzo ważny, zwłaszcza jeśli piszesz z innej firmy. Twoja umiejętność napisania listu biznesowego, który jest łatwy do zrozumienia i bezbłędny, odzwierciedla profesjonalizm Twojej firmy.