Wniosek o zwrot kosztów jest zwykle konieczny, gdy osoba fizyczna płaci z własnej kieszeni za jakiś rodzaj wydatków i stara się odzyskać kwotę tych wydatków od pracodawcy, ubezpieczyciela lub innego rodzaju usługodawcy. Dokładny proces składania wniosku o zwrot kosztów będzie się różnić w zależności od zasad i procedur podmiotu, który otrzymuje wniosek. Zazwyczaj proces ten obejmuje konieczność podania szczegółowych informacji o charakterze wydatku, dowodu, że wydatek rzeczywiście wystąpił i dlaczego należy się zwrócić filtrującemu.
Jednym z częstszych przykładów składania wniosku o zwrot kosztów jest złożenie wniosku o zwrot wydatków służbowych związanych z wykonaniem zadania zleconego przez pracodawcę. Pracodawcy zwykle zapewniają specjalny formularz, który należy wypełnić w całości, aby otrzymać zwrot kosztów. Formularz będzie prawdopodobnie zawierał pola zawierające informacje, takie jak data poniesienia wydatku, kwota wydatku oraz z czym związany był wydatek w kontekście zadania przydzielonego pracownikowi. W ramach dokumentacji dotyczącej zwrotu kosztów pracownik zwykle dostarcza rachunki, które potwierdzają pozycje wpisane we wniosku o zwrot kosztów, co ułatwia pracodawcy weryfikację każdego z nich i zatwierdzenie lub odrzucenie wniosku.
Dochodzenie zwrotu wymaga zrozumienia i przestrzegania zasad i procedur podmiotu, który otrzymuje żądanie zwrotu. Oznacza to terminowe złożenie wniosku i jednoczesne złożenie wszelkich dokumentów wymaganych do rozpatrzenia. Nawet jeśli wniosek zostanie złożony online, odbiorca może zażądać, aby rachunki w formie papierowej zostały zeskanowane do dokumentu i przesłane wraz z aplikacją online.
Ponadto poświęcenie czasu na zrozumienie, jakie rodzaje wydatków są dozwolone, a które nie, pomoże przyspieszyć przetwarzanie i pozwoli filtrującemu szybciej otrzymać zwrot pieniędzy. Na przykład, jeśli polityka pracodawcy zezwala na pokrycie kosztów pokoju hotelowego, ale nie zezwala na rozrywkę w pokoju, taką jak wypożyczanie filmów, decyzja o nieuwzględnieniu tych wydatków we wniosku o zwrot kosztów zmniejszy szanse pracodawcy wnioskowania o złożenie zmienionego wniosku lub wykreślenie przez pracodawcę pozycji i skorygowanie salda należnego pracownikowi. Większość pracodawców udostępnia szczegółowe wytyczne w formie drukowanej lub elektronicznej, z którymi można się zapoznać, gdy pracownik wypełnia formularz wniosku.