Najbardziej podstawowymi częściami szafek na akta są podstawy i szuflady; podstawą jest rama szafki na akta, która utrzymuje szuflady i utrzymuje stabilną całość. Szuflady to jednostki, które wsuwają się i wysuwają z podstawy lub ramy, w których przechowywane są pliki. W szufladzie inne części szafki na akta służą do utrzymywania segregatorów w porządku i w pozycji pionowej. Listwy i prowadnice do segregatorów są przymocowane do szuflady, a listwy są używane w połączeniu ze specjalnie zaprojektowanymi teczkami wiszącymi, aby utrzymać dokumenty w pozycji pionowej i uporządkowanej.
Railsy są zasadniczo przegrodami, które można uruchomić w szufladzie, aby oddzielić jedną grupę plików od drugiej. Te części szafek na akta są zwykle wykonane z metalu, choć mogą być również wykonane z tworzywa sztucznego, ponieważ zwykle nie są nośne. Drążki są wykonane z metalu i biegną wzdłuż szuflady po obu stronach. Wiszące teczki na akta mają małe ramiona po obu stronach teczki, które zaczepiają się o pręty, co pozwala użytkownikowi utrzymać akta w pozycji pionowej i łatwo przesuwać je do tyłu lub do przodu w szufladzie. Wiele z tych części szafki na akta jest dołączanych do zakupu szafki na akta, chociaż niektóre można dodać po zakupie, zakładając, że mają one odpowiedni rozmiar dla szuflad.
Zamki są ważnymi częściami szafek na dokumenty dla każdego użytkownika, który chce zabezpieczyć pliki przed kradzieżą lub manipulacją. Istnieje kilka rodzajów zamków: najczęstszym jest wbudowany zamek drążkowy, który wymaga klucza do zablokowania lub odblokowania. Drążek w szufladach przesunie się w jednym lub drugim kierunku, aby zablokować lub odblokować te szuflady. Innym rodzajem zamka jest listwa zewnętrzna, która jest wysoką, zawiasową jednostką montowaną z boku szafki. Gdy drążek jest przesunięty nad powierzchnią szuflady, można go zabezpieczyć na miejscu i zablokować, aby zapobiec otwarciu szuflad. Kluczem można użyć do odblokowania drążka i odchylenia go na zewnątrz, aby uzyskać dostęp do szuflad.
Do każdej szuflady zamontowane są uchwyty, które umożliwiają użytkownikowi wyciąganie tych szuflad do wewnątrz i na zewnątrz. Każda szuflada może być wyposażona we własny, indywidualny zamek, który można obsługiwać ręcznie, aby zapobiec przypadkowemu otwarciu szuflad w dowolnym miejscu. Zamki te zwykle nie są obsługiwane kluczem, ponieważ nie są przeznaczone do trwałego blokowania szuflad. Zamiast tego są one po prostu zaprojektowane tak, aby zapobiegać przesuwaniu się szuflady, gdy nie jest to pożądane.