Bazy danych działają jako centralne repozytorium informacji, do którego autoryzowane programy lub usługi sieci Web mogą uzyskiwać dostęp, dodawać lub modyfikować. Specjaliści zwani administratorami baz danych są odpowiedzialni za konfigurację i utrzymanie tych wyspecjalizowanych serwerów oprogramowania. Narzędzia administratora baz danych to wyspecjalizowane programy, które umożliwiają im dostęp, modyfikowanie i aktualizowanie oprogramowania i konfiguracji bazy danych.
W świecie programowania komputerowego serwer to program, którego celem jest dostarczanie informacji do innych programów zwanych klientami. Serwer może działać na własnej maszynie, do której klienci uzyskują dostęp przez Internet lub sieć lokalną. Serwer może również działać jako program działający w tle na tej samej maszynie, co jego programy klienckie. Oprogramowanie bazodanowe działa jako serwer, który nasłuchuje na określonym porcie dla połączeń przychodzących z programów klienckich, które chcą uzyskać dostęp do przechowywanych w nim informacji.
Narzędzia administratora baz danych używane przez profesjonalistów do obsługi baz danych to osobne programy i nie są częścią samego oprogramowania bazy danych. Administratorzy baz danych używają tych narzędzi do wydawania poleceń, na które zaprogramowane jest określone oprogramowanie bazy danych, aby rozpoznać i odpowiedzieć odpowiednią akcją. Chociaż dokładna składnia tych poleceń różni się w zależności od oprogramowania bazodanowego, działania, które można wykonać za ich pomocą, obejmują:
dodawanie i usuwanie danych uwierzytelniających, których programy mogą używać do logowania się do określonej bazy danych
dodawać bazy danych do lub usuwać bazy danych z serwera
dodawać lub usuwać poszczególne tabele w bazie danych
modyfikować układ tabeli
modyfikować poszczególne wpisy danych
Te programy narzędziowe mogą mieć w pełni graficzny interfejs użytkownika lub być tekstowymi programami terminalowymi. Narzędzia administratora baz danych, które używają interfejsu tekstowego, wymagają od użytkownika wpisania pełnej składni dla każdego polecenia konserwacji. Programy z pełnym interfejsem graficznym pozwalają użytkownikom na konfigurowanie poleceń poprzez klikanie przycisków i wybieranie różnych opcji, a następnie przekładają akcję na niezbędną składnię polecenia do bazy danych.
Narzędzia administratora baz danych obejmują również oprogramowanie umożliwiające zdalne logowanie się do komputera i wykonywanie poleceń systemowych. Są one niezbędne, gdy administrator musi zaktualizować oprogramowanie bazy danych działające na komputerze bez monitora komputerowego lub interfejsu graficznego. Aby administrator mógł zastosować aktualizację, musi zatrzymać serwer bazy danych, co przypomina zamknięcie uruchomionej aplikacji. Oprogramowanie do zdalnego logowania umożliwia administratorowi bazy danych dostęp do komputera, na którym działa baza danych, w celu zatrzymania serwera bazy danych, aktualizacji oprogramowania, a następnie ponownego uruchomienia oprogramowania bazy danych.