Οι βάσεις δεδομένων λειτουργούν ως κεντρικό αποθετήριο πληροφοριών στο οποίο εξουσιοδοτημένα προγράμματα ή υπηρεσίες Ιστού μπορούν να έχουν πρόσβαση, να προσθέσουν ή να τροποποιήσουν. Επαγγελματίες που ονομάζονται διαχειριστές βάσεων δεδομένων είναι υπεύθυνοι για τη δημιουργία και τη συντήρηση αυτών των εξειδικευμένων διακομιστών λογισμικού. Τα εργαλεία διαχειριστή βάσεων δεδομένων είναι εξειδικευμένα προγράμματα που τους επιτρέπουν την πρόσβαση, την τροποποίηση και την ενημέρωση λογισμικού και διαμορφώσεων βάσεων δεδομένων.
Στον κόσμο του προγραμματισμού υπολογιστών, ένας διακομιστής είναι ένα πρόγραμμα του οποίου ο σκοπός είναι να παρέχει πληροφορίες σε άλλα κομμάτια λογισμικού που ονομάζονται πελάτες. Ένας διακομιστής μπορεί να τρέξει στον δικό του υπολογιστή, στον οποίο οι πελάτες έχουν πρόσβαση μέσω Διαδικτύου ή τοπικού δικτύου. Ένας διακομιστής μπορεί επίσης να εκτελεστεί ως πρόγραμμα παρασκηνίου στον ίδιο υπολογιστή με τα προγράμματα -πελάτες του. Το λογισμικό βάσης δεδομένων λειτουργεί ως διακομιστής που ακούει σε μια συγκεκριμένη θύρα για εισερχόμενες συνδέσεις από προγράμματα -πελάτες που θέλουν να έχουν πρόσβαση σε πληροφορίες που περιέχει.
Τα εργαλεία διαχείρισης βάσεων δεδομένων που χρησιμοποιούν οι επαγγελματίες για τη διατήρηση τρέχουσας βάσης δεδομένων είναι ξεχωριστά προγράμματα και δεν αποτελούν μέρος του ίδιου του λογισμικού βάσης δεδομένων. Οι διαχειριστές βάσεων δεδομένων χρησιμοποιούν αυτά τα εργαλεία για να εκδώσουν εντολές στις οποίες έχει προγραμματιστεί ένα συγκεκριμένο κομμάτι λογισμικού βάσης δεδομένων, για να αναγνωρίσουν και να απαντήσουν με μια αντίστοιχη ενέργεια. Αν και η ακριβής σύνταξη για αυτές τις εντολές ποικίλλει μεταξύ διαφορετικών λογισμικών βάσεων δεδομένων, οι ενέργειες που μπορούν να εκτελεστούν χρησιμοποιώντας αυτές περιλαμβάνουν:
προσθήκη και αφαίρεση των διαπιστευτηρίων που μπορούν να χρησιμοποιήσουν τα προγράμματα για να συνδεθείτε σε μια συγκεκριμένη βάση δεδομένων
προσθέστε βάσεις δεδομένων ή αφαιρέστε βάσεις δεδομένων από τον διακομιστή
προσθήκη ή αφαίρεση μεμονωμένων πινάκων σε μια βάση δεδομένων
τροποποιήστε τη διάταξη ενός πίνακα
τροποποιήσετε μεμονωμένες καταχωρήσεις δεδομένων
Αυτά τα βοηθητικά προγράμματα μπορούν να έχουν πλήρεις γραφικές διεπαφές χρήστη ή να είναι τερματικά προγράμματα βασισμένα σε κείμενο. Τα εργαλεία διαχειριστή βάσης δεδομένων που χρησιμοποιούν διεπαφή βασισμένη σε κείμενο απαιτούν από τον χρήστη να πληκτρολογήσει την πλήρη σύνταξη για κάθε εντολή συντήρησης. Τα προγράμματα που διαθέτουν πλήρη γραφική διεπαφή επιτρέπουν στους χρήστες να ορίσουν εντολές κάνοντας κλικ στα κουμπιά και επιλέγοντας διαφορετικές επιλογές, στη συνέχεια μεταφράζουν την ενέργεια στην απαραίτητη σύνταξη για μια εντολή στη βάση δεδομένων.
Τα εργαλεία διαχειριστή βάσης δεδομένων περιλαμβάνουν επίσης λογισμικό που επιτρέπει την απομακρυσμένη σύνδεση σε έναν υπολογιστή και την εκτέλεση εντολών συστήματος. Αυτά είναι απαραίτητα όταν ο διαχειριστής πρέπει να ενημερώσει το λογισμικό βάσης δεδομένων που λειτουργεί σε μηχάνημα χωρίς οθόνη υπολογιστή ή γραφική διεπαφή. Για να μπορέσει ένας διαχειριστής να εφαρμόσει μια ενημέρωση, πρέπει να σταματήσει τον διακομιστή βάσης δεδομένων, κάτι που είναι σαν να τερματίζει μια τρέχουσα εφαρμογή. Το λογισμικό απομακρυσμένης σύνδεσης επιτρέπει σε έναν διαχειριστή βάσης δεδομένων να έχει πρόσβαση στον υπολογιστή στον οποίο λειτουργεί η βάση δεδομένων για να σταματήσει ο διακομιστής βάσης δεδομένων, να ενημερώσει το λογισμικό και, στη συνέχεια, να επανεκκινήσει το λογισμικό βάσης δεδομένων.