Οι καλύτερες συμβουλές για τον προγραμματισμό έκτακτης ανάγκης καταστροφής είναι η ανάλυση και η προετοιμασία για το χειρότερο σενάριο μέσω οργάνωσης και ομαδικής εργασίας. Συχνά θα χρειαστούν πολλά διαφορετικά τμήματα σε μια επιχείρηση για να προετοιμαστούν επαρκώς για συγκεκριμένες καταστάσεις. Αν και καταστροφές όπως ένας κακός σεισμός ή διακοπή ρεύματος μπορεί να μην συμβούν, ο στόχος του προγραμματισμού έκτακτης ανάγκης είναι να προετοιμαστεί σε περίπτωση που συμβεί κάτι. Μία από τις πιο χρήσιμες συμβουλές στο σχεδιασμό έκτακτης ανάγκης για καταστροφές για επιχειρήσεις είναι να δημιουργήσει μια επιτροπή το άτομο που συντονίζει το έργο.
Η ύπαρξη εθελοντών εργαζομένων ως μέρος μιας επιτροπής σχεδιασμού καταστροφών έκτακτης ανάγκης βοηθά τους εργαζόμενους να εμπλακούν και επισημαίνει τη σημασία του έργου. Η ανάθεση εθελοντών εργαζομένων σε επικεφαλής υποομάδων όπως νερό, τρόφιμα έκτακτης ανάγκης και προμήθειες ασφάλειας μπορεί να βοηθήσει στη δημιουργία μιας αποτελεσματικής ομάδας. Πρέπει να περιλαμβάνονται τακτικές συναντήσεις με εκθέσεις από τους υποδιευθυντές για να είναι συνεχής και αποτελεσματικός ο σχεδιασμός καταστροφών. Ο συντονιστής του έργου θα πρέπει να είναι σε θέση να δίνει σαφείς οδηγίες στα μέλη της επιτροπής, καθώς και να παρακολουθεί την πρόοδό τους και να πραγματοποιεί προσαρμογές εάν χρειάζεται.
Προκειμένου ο σχεδιασμός έκτακτης ανάγκης να έχει τα μέγιστα οφέλη, πρέπει να προβλεφθεί κάθε πιθανή κατάσταση κρίσης. Έχετε υπόψη συγκεκριμένες καταστάσεις για να κάνετε τις προμήθειες και τις ενέργειες πολύ πιο εστιασμένες και αποτελεσματικές. Για παράδειγμα, εάν η ομάδα προετοιμάζεται για διακοπή ρεύματος το χειμώνα, θα πρέπει να συλλεχθούν ζεστές κουβέρτες ως εφόδια έκτακτης ανάγκης όταν η ηλεκτρική θερμότητα είναι σβηστή. Για διακοπή ρεύματος το καλοκαίρι, οι ίδιες κουβέρτες μπορούν να χρησιμοποιηθούν ως καθίσματα ή για να αποκλείσουν τον ήλιο από τα παράθυρα.
Οι εκθέσεις από τις συνεδριάσεις της επιτροπής σχεδιασμού έκτακτης ανάγκης θα μπορούσαν να διανεμηθούν στα διάφορα τμήματα μιας εταιρείας ή άλλης επιχείρησης. Ο ηγέτης θα πρέπει να διασφαλίσει ότι οι προϊστάμενοι των τμημάτων έχουν επίγνωση του ρόλου τους στον σχεδιασμό έκτακτης ανάγκης από καταστροφές, όπως ποιος θα χειριστεί τυχόν ασφαλιστικές απαιτήσεις. Η διασφάλιση ότι το ποσό της ασφάλισης είναι αρκετό για να καλύψει την αποζημίωση των εργαζομένων, τη ζημιά στην ιδιοκτησία και τη χρονική διακοπή της επιχείρησης είναι άλλα ζητήματα των τμημάτων ή των ανώτερων διευθυντικών στελεχών που πρέπει να επιλυθούν κατά τον προγραμματισμό καταστροφών έκτακτης ανάγκης. Μπροσούρες και άλλες πληροφορίες από κυβερνητικούς οργανισμούς μπορεί επίσης να είναι χρήσιμες για τους προγραμματιστές έκτακτης ανάγκης.
SmartAsset.