Το λογισμικό συναρμολόγησης εγγράφων είναι ένας άλλος όρος για ένα πρόγραμμα που μπορεί να χρησιμοποιηθεί για τη δημιουργία εγγράφων φόρμας, πολλές φορές. Για παράδειγμα, κάποιος που χρησιμοποιεί τακτικά μια τυπική επαγγελματική επιστολή ή σύμβαση μπορεί να δημιουργήσει προσαρμοσμένα έγγραφα χωρίς να χρειάζεται να εισαγάγει τις ίδιες γενικές πληροφορίες περισσότερες από μία φορές. Αυτό το λογισμικό χρησιμοποιείται συνήθως σε δικηγορικά γραφεία, αλλά μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί για την παραγωγή πολλών άλλων τύπων εγγράφων. Για παράδειγμα, πολλοί επαγγελματίες σε βιομηχανίες όπως οι πωλήσεις, η ασφάλιση και η τραπεζική εκμεταλλεύονται αυτό το λογισμικό για να δημιουργήσουν συμβάσεις και άλλα προσαρμοσμένα έγγραφα. Οι ιατρικές και κυβερνητικές φόρμες είναι επιπλέον παραδείγματα στοιχείων που μπορούν να δημιουργηθούν χρησιμοποιώντας αυτά τα προγράμματα λογισμικού.
Υπάρχουν πολλά είδη πακέτων λογισμικού συναρμολόγησης εγγράφων, καθώς και αρκετές διαδικτυακές εφαρμογές. Μερικά είναι πιο κατάλληλα για χρήση ειδικά σε δικηγορικά γραφεία, αλλά άλλα προγράμματα μπορούν να χρησιμοποιηθούν από σχεδόν οποιοδήποτε τύπο γραφείου. Επιπλέον, οι περισσότερες επιχειρήσεις δεν χρειάζεται απαραίτητα να αγοράσουν μια συγκεκριμένη μάρκα λογισμικού, ανάλογα με την περιοχή εξειδίκευσής τους. Πολλά προγράμματα έχουν τη δυνατότητα να παράγουν διάφορους τύπους επαγγελματικών εγγράφων.
Για τη δημιουργία ενός νέου στοιχείου, ο χρήστης απαντά συνήθως σε μια σειρά ερωτήσεων που τίθενται από το πρόγραμμα λογισμικού. Οι πληροφορίες που εισάγονται στη συνέχεια χρησιμοποιούνται για τη δημιουργία μιας προσαρμοσμένης φόρμας με όλα τα σχετικά δεδομένα που περιλαμβάνονται. Είναι γενικά πιο προηγμένο από ένα τυπικό πρότυπο. Μάλλον, το πρόγραμμα είναι κάπως διαισθητικό επειδή αποθηκεύει ορισμένα δεδομένα και τα συνδέει στα κατάλληλα μέρη, ακόμη και σε έγγραφα που δημιουργούνται αργότερα.
Υπάρχουν πολλά αντιληπτά οφέλη από τη χρήση λογισμικού συναρμολόγησης εγγράφων. Το ένα είναι ότι μπορεί να βοηθήσει στην εξοικονόμηση χρόνου και στην προώθηση της αποτελεσματικότητας. Οι χρήστες μπορούν να αποφύγουν τη δημιουργία ενός εγγράφου από την αρχή κάθε φορά που χρειάζονται ένα νέο. Ένα άλλο πιθανό πλεονέκτημα για τα γραφεία είναι η ομοιομορφία, έτσι ώστε όλοι οι εργαζόμενοι να μπορούν να χρησιμοποιούν το ίδιο έγγραφο αντί να δημιουργούν το δικό τους. Εργαλεία λογισμικού όπως αυτό μπορούν να διατηρούν σημαντικές πληροφορίες τρέχουσες ενημερώνοντας συνεχώς σχετικά δεδομένα από πολλαπλές πηγές, συμβάλλοντας έτσι στη μείωση του κινδύνου κακής πρακτικής.
Από την άλλη πλευρά, ορισμένοι άνθρωποι μπορεί να πιστεύουν ότι υπάρχουν μειονεκτήματα στη χρήση λογισμικού συναρμολόγησης εγγράφων. Μπορεί να έχουν συνηθίσει να δημιουργούν τα δικά τους έγγραφα και επομένως να αντιστέκονται στη χρήση του περιορισμένου περιεχομένου που βρίσκεται σε αυτά τα νέα πρότυπα. Αυτός ο τύπος εργαλείου λογισμικού μπορεί επίσης να πάρει λίγο χρόνο για να μάθει πώς να χρησιμοποιεί αποτελεσματικά, απαιτώντας μια αρχική επένδυση χρόνου προσωπικού εκ των προτέρων.
Διαφορετικές εκδόσεις αυτών των πακέτων λογισμικού διατίθενται σε καταστήματα προμηθειών γραφείου και από διαδικτυακούς λιανοπωλητές. Επίσης, ορισμένοι οργανισμοί μελών, όπως η American Academy of Estate Planning Attorneys (AAEPA), προσφέρουν πακέτα λογισμικού συναρμολόγησης εγγράφων αποκλειστικά στα μέλη τους. Εάν μια εταιρεία προτιμά να χρησιμοποιεί μία από τις διαδικτυακές εφαρμογές, μπορείτε να βρείτε πολλές επιλογές μέσω διαδικτυακής έρευνας.
SmartAsset.