Όταν ψάχνετε για την καλύτερη πλατφόρμα συνεργασίας αξιολογήστε τις ανάγκες σας και τις προσδοκίες σας από το λογισμικό. Οι περισσότερες συνεργατικές πλατφόρμες προσφέρουν βασικές δυνατότητες επικοινωνίας, αποθήκευση δεδομένων, κοινή χρήση αρχείων, εργαλεία αντιμετώπισης προβλημάτων και εγκαταστάσεις διάσκεψης. Θα πρέπει επίσης να ληφθούν υπόψη η ταχύτητα, η ευκολία χρήσης, τα επιπλέον χαρακτηριστικά και το σχετικό κόστος.
Τα τρία βασικά και σημαντικότερα χαρακτηριστικά κάθε συνεργατικής πλατφόρμας είναι, η κεντρική αποθήκευση δεδομένων, τα εργαλεία επικοινωνίας και τα εργαλεία αντιμετώπισης προβλημάτων. Η κεντρική αποθήκευση δεδομένων εξαλείφει την ανάγκη κάθε συνεργάτη να αποθηκεύσει δεδομένα στον υπολογιστή του και βοηθά τα δεδομένα να παραμείνουν συνεπή και ενημερωμένα. Η κοινή χρήση αρχείων είναι μια άλλη χρήσιμη δυνατότητα και διευκολύνει τους συνεργάτες να μοιράζονται έγγραφα ή υπολογιστικά φύλλα μέσα στην ομάδα.
Τα εργαλεία επικοινωνίας μπορούν να περιλαμβάνουν δυνατότητες όπως διαδικτυακές διασκέψεις, ομαδικές ή ιδιωτικές συναντήσεις, πρωτόκολλο φωνητικής επικοινωνίας μέσω διαδικτύου (VOIP), ηλεκτρονικά μηνύματα ή συστήματα άμεσων μηνυμάτων. Το βίντεο ζωντανής ροής είναι πολύ αποτελεσματικό για διασκέψεις ή διαδικτυακές συναντήσεις και ορισμένες συνεργατικές πλατφόρμες προσφέρουν τη δυνατότητα ενός εικονικού πίνακα για επιδείξεις. Μπορεί επίσης να χρειαστεί να αποκλείσετε έναν συνεργάτη από μια συνάντηση και ορισμένες πλατφόρμες θα σας επιτρέψουν να το κάνετε αυτό.
Τα εργαλεία αντιμετώπισης προβλημάτων είναι σημαντικά όταν πρόκειται να διασφαλίσουμε ότι όλοι οι συνεργάτες λύνουν ζητήματα γρήγορα και εύκολα. Ορισμένες πλατφόρμες διαθέτουν ενσωματωμένη ενότητα βοήθειας, στην οποία μπορεί να έχει πρόσβαση οποιοσδήποτε από τους συνεργάτες της ομάδας. Αυτή η δυνατότητα βοηθά στη μείωση της χρήσης επαγγελματιών ή εξωτερικών υπηρεσιών και μπορεί να εξοικονομήσει χρόνο καθώς και χρήματα.
Οι συνεργατικές πλατφόρμες μπορούν να λάβουν διάφορες μορφές και μπορούν να είναι λογισμικό εγκατεστημένο σε τοπικό μηχάνημα ή εγκατάσταση που εκτελείται από απομακρυσμένο διακομιστή. Ορισμένες πλατφόρμες βασίζονται στο Διαδίκτυο και οι συνεργάτες μπορούν να έχουν πρόσβαση στην πλατφόρμα με όνομα χρήστη και κωδικό πρόσβασης. Η εγκατάσταση ή το είδος της πλατφόρμας που επιλέγετε μπορεί να επηρεάσει την ταχύτητα και την απόδοση της πλατφόρμας. Η ταχύτητα είναι ένα σημαντικό στοιχείο, καθώς η καθυστερημένη ή αργή απόδοση μπορεί να δημιουργήσει προβλήματα κατά τη διάρκεια διαδικτυακών διασκέψεων ή χρήσης VOIP.
Σε ορισμένες περιπτώσεις μπορεί να χρειαστεί να δημιουργήσετε ή να δημιουργήσετε μια επαγγελματική πλατφόρμα για εσάς από έναν επαγγελματία. Εάν συμβαίνει αυτό, είναι σοφό να δούμε αν ο πάροχος προσφέρει επίσης εκπαίδευση για τα μέλη της ομάδας που χρησιμοποιούν τη συνεργατική πλατφόρμα, καθώς αυτό θα βοηθήσει την ομάδα να καταλάβει πώς λειτουργεί η πλατφόρμα και θα διασφαλίσει τη βέλτιστη παραγωγικότητα από την αρχή. Οι περισσότερες πλατφόρμες είναι αρκετά εύχρηστες, αλλά τα χαρακτηριστικά και οι λειτουργίες διαφέρουν πολύ από τη μια πλατφόρμα στην άλλη, οπότε μπορεί να χρειαστεί λίγος χρόνος για να κατανοήσουν πλήρως οι συνεργάτες το σύστημα.
Μια τελευταία σκέψη θα ήταν αν προτιμάτε να χρησιμοποιείτε λογισμικό ανοιχτού κώδικα ή ιδιόκτητο λογισμικό. Εάν έχετε περιορισμένο προϋπολογισμό, το λογισμικό ανοιχτού κώδικα είναι η καλύτερη επιλογή, καθώς αυτά τα πακέτα μπορούν να διατεθούν δωρεάν. Τα περισσότερα από αυτά τα πακέτα προσφέρουν τις βασικές λειτουργίες που απαιτούνται, αλλά εάν χρειάζεστε πρόσθετες δυνατότητες, μπορεί να σας συμφέρει να επιλέξετε ένα πακέτο λογισμικού επί πληρωμή.
SmartAsset.