Ο ρόλος του διοικητικού βοηθού έχει εξελιχθεί δραματικά καθώς η τεχνολογία έχει αλλάξει τις τυπικές διαδικασίες γραφείου. Οι διοικητικοί βοηθοί λειτουργούν πλέον ως διαχειριστές γραφείου, εκδότες επιτραπέζιων υπολογιστών, ειδικοί επικοινωνίας και υπερχρήστες λογισμικού. Συχνά, είναι επίσης καθήκον του διοικητικού βοηθού να εκπαιδεύει το προσωπικό για νέο εξοπλισμό γραφείου και προγράμματα λογισμικού επιχειρήσεων επίσης. Αυτό σημαίνει ότι τα πιο αποτελεσματικά προγράμματα διοικητικού βοηθού θα προσφέρουν μαθήματα με τις τελευταίες τεχνολογίες γραφείου και θα παρέχουν στους μαθητές δεξιότητες και γνώσεις λογισμικού που θα είναι ενημερωμένες, αν όχι μπροστά από τις τάσεις στις επιχειρηματικές πρακτικές.
Η ολοκλήρωση ενός προγράμματος διοικητικού βοηθού δεν απαιτείται για την εύρεση εργασίας, αλλά απαιτούνται αρκετές δεξιότητες για να λειτουργήσετε πραγματικά ως διοικητικός βοηθός. Εάν κάποιος δεν έχει προηγούμενη εμπειρία στο γραφείο, η καλύτερη διαδρομή είναι η ολοκλήρωση ενός διετούς προγράμματος διοικητικού βοηθού πτυχίου συνεργάτη σε κοινοτικό κολέγιο, τεχνικό κολέγιο ή σχολή επαγγελματικής κατάρτισης. Τα φθηνότερα προγράμματα θα είναι πιθανώς σε δημόσια κολέγια, αλλά το κόστος δεν είναι πάντα ο πιο σημαντικός παράγοντας. Το πρώτο βήμα στην επιλογή είναι η δημιουργία μιας λίστας με όλα τα τοπικά σχολεία που προσφέρουν ένα πρόγραμμα διοικητικού βοηθού. Στη συνέχεια, συγκρίνετε όλες τις τάξεις που προσφέρονται. Τα μαθήματα θα πρέπει να περιλαμβάνουν τις πιο πρόσφατες εκδόσεις του πιο δημοφιλούς επιχειρηματικού λογισμικού. Στις Ηνωμένες Πολιτείες, αυτά είναι συνήθως προγράμματα του Microsoft Office όπως το Word, το PowerPoint, η Access, το Excel και το Outlook.
Ο έλεγχος των αναρτήσεων εργασίας σε απευθείας σύνδεση για τη θέση ενός υποψηφίου είναι ένας εξαιρετικός τρόπος για να δημιουργήσετε μια λίστα με τα πιο κοινά προγράμματα λογισμικού και δεξιότητες που επιθυμείτε. Ορισμένα άλλα βασικά είναι το Adobe Acrobat για τη δημιουργία φορμών και το HTML και το CSS για εργασία με ιστότοπους. Πολλά εξαρτώνται από τη βιομηχανία στην οποία κάποιος θέλει να εργαστεί. Για παράδειγμα, μια θέση διοικητικού βοηθού σε μια εταιρεία μάρκετινγκ πιθανότατα θα απαιτήσει πιο δημιουργικές εργασίες δημοσίευσης επιτραπέζιων υπολογιστών και μια θέση σε λογιστικό γραφείο θα απαιτήσει περισσότερες οικονομικές γνώσεις λογισμικού. Είναι σημαντικό να επιλέξετε μια εστίαση πριν επιλέξετε ένα πρόγραμμα διοικητικού βοηθού για να διασφαλίσετε ότι τα μαθήματα θα είναι διαθέσιμα στους κατάλληλους τομείς.
Τα σχολεία που προσφέρουν πρακτική άσκηση με πρόγραμμα διοικητικού βοηθού θα πρέπει να φτάσουν στην κορυφή της λίστας. Αυτός είναι ο καλύτερος τρόπος για να δημιουργήσετε επαφές, να δικτυωθείτε για μελλοντικές θέσεις εργασίας και να αποκτήσετε την απαραίτητη εμπειρία πριν από την αναζήτηση εργασίας. Εάν δεν υπάρχουν διαθέσιμα σχολεία με πρακτική άσκηση, τα σχολεία σε μεγαλύτερες μητροπολιτικές περιοχές θα προσφέρουν περισσότερες ευκαιρίες για τη δημιουργία της δικής τους ευκαιρίας για πρακτική άσκηση σε εκείνους που στερούνται εμπειρίας. Αφού αντιστοιχίσετε τις προσφορές μαθημάτων με τις επιθυμητές δεξιότητες και συγκρίνετε το κόστος, καλέστε τα σχολεία στην κορυφή της λίστας και ρωτήστε σχετικά με τη βοήθεια τοποθέτησης εργασίας και το υπόβαθρο των εκπαιδευτών. Οι εκπαιδευτές με διαπιστευτήρια Microsoft Certified Trainer (MCT) ή Microsoft Office Specialist (MOS) είναι εγγυημένα ενημερωμένοι για την τελευταία και μεγαλύτερη τεχνολογία λογισμικού επιχειρήσεων.