Η πορεία για να γίνει βιβλιοθηκονόμος εγγράφων απαιτεί πτυχίο μεταπτυχιακού στη βιβλιοθηκονομία (MLS) ή ισοδύναμο από κολέγιο ή πανεπιστήμιο διαπιστευμένο από την Αμερικανική Ένωση Βιβλιοθηκών στις ΗΠΑ ή παρόμοιο οργανισμό διαπίστευσης σε άλλες χώρες. Εκτός από το μεταπτυχιακό, ένας βιβλιοθηκονόμος εγγράφων θα πρέπει να έχει εμπειρία συνεργασίας με το κρατικό και ομοσπονδιακό πρόγραμμα θεματοφυλακής που παρέχει πρόσβαση σε όλα σχεδόν τα μη εμπιστευτικά κρατικά έγγραφα μέσω βιβλιοθηκών σε εθνικό επίπεδο. Είναι επίσης χρήσιμο να έχετε εργασιακές γνώσεις σχετικά με τα κυβερνητικά συστήματα ταξινόμησης εγγράφων που χρησιμοποιούνται για την οργάνωση αυτών των εγγράφων, όπως το Superintendent of Documents (SuDoc).
Οι βιβλιοθηκονόμοι εγγράφων είναι εξειδικευμένοι βιβλιοθηκονόμοι που κατηγοριοποιούν και διαδίδουν κρατικά έγγραφα και πληροφορίες μέσω του ομοσπονδιακού προγράμματος αποθετηρίου και βοηθούν το κοινό να αποκτήσει πρόσβαση στις κυβερνητικές πληροφορίες που επιθυμεί. Καθώς αυτές οι θέσεις αποθετηρίων βρίσκονται συχνά σε δημόσιες και ακαδημαϊκές βιβλιοθήκες, τα καθήκοντα βιβλιοθηκονόμου τείνουν να επικαλύπτονται με άλλα καθήκοντα τυπικά μιας γενικής θέσης βιβλιοθηκονόμου, όπως διοικητικά καθήκοντα, συγγραφή περιλήψεων και εξυπηρέτηση πελατών. Ως εκ τούτου, οι απαιτήσεις για να γίνετε βιβλιοθηκονόμος εγγράφων είναι να αποκτήσετε πτυχίο και στη συνέχεια MLS, το οποίο προετοιμάζει τα άτομα να κατανοήσουν τις καθιερωμένες διαδικασίες βιβλιοθήκης και πηγές πληροφοριών.
Κατά τη διάρκεια των προπτυχιακών ή μεταπτυχιακών σπουδών του φοιτητή, είναι χρήσιμο να εργάζεστε ως βοηθός σελίδας ή βιβλιοθήκης σε δημόσια, κυβερνητική ή ακαδημαϊκή βιβλιοθήκη. Αυτές οι εργασίες βιβλιοθήκης είναι αρχικού επιπέδου και είναι αρκετά εύκολο να αποκτηθούν. Παρέχουν επίσης δεξιότητες και εμπειρία με συστήματα πληροφοριών που μπορούν να είναι χρήσιμα για να γίνουν βιβλιοθηκονόμοι εγγράφων στο μέλλον.
Εκτός από ένα πτυχίο MLS, μπορεί να είναι χρήσιμο, αλλά δεν απαιτείται, η απόκτηση εμπειρίας ή πτυχίου σε έναν τομέα που σχετίζεται με εξειδικευμένο τομέα, όπως νομικά, ξένες γλώσσες ή πολιτικές επιστήμες. Ένας βιβλιοθηκονόμος εγγράφων μπορεί να αντιμετωπίσει ερωτήσεις πολύ συγκεκριμένης και νομικά ευαίσθητης φύσης που απαιτούν πρόσβαση σε μία μόνο παράγραφο σε ένα συγκεκριμένο κρατικό έγγραφο. Η εξοικείωση με τις κρατικές υπηρεσίες και τις λειτουργίες του καθενός μπορεί να είναι χρήσιμη για να γίνει ένας βιβλιοθηκονόμος εγγράφων που είναι καλά εξοπλισμένος για να χειριστεί αυτά τα ερωτήματα. Αυτή η γνώση μπορεί να βοηθήσει έναν βιβλιοθηκονόμο να βρει γρήγορα πληροφορίες που μπορεί να μην είναι διαθέσιμες μέσω μεθόδων που μπορεί να χρησιμοποιήσει το ευρύ κοινό, όπως μια αναζήτηση στο Διαδίκτυο.
Πολλές προσωπικές ιδιότητες είναι χρήσιμες για όποιον θέλει να γίνει βιβλιοθηκονόμος εγγράφων. Η ικανότητα κριτικής σκέψης και εργασίας με καθιερωμένα συστήματα ταξινόμησης είναι απαραίτητη για την κατανόηση των συστημάτων βιβλιοθηκών. Οι υποδειγματικές δεξιότητες επικοινωνίας και η ικανότητα γραφής είναι πολύτιμες για την επικοινωνία πληροφοριών με τρόπο προσβάσιμο στο ευρύ κοινό. Η κατανόηση της ανθρώπινης φύσης, η επιθυμία να βοηθήσουν το κοινό και το πάθος για γνώση είναι βασικά για όποιον θέλει να γίνει βιβλιοθηκονόμος εγγράφων.