Există cinci avantaje majore ale DBMS sau ale sistemelor de gestionare a bazelor de date: structura datelor, controlul autorizației, viteza de procesare, dezvoltarea modulară și funcționalitatea independentă de backup. Un DBMS este un software de calculator care gestionează organizarea și accesul la datele dintr-o bază de date.
Un SGBD permite stocarea unor cantități mari de date în cel mai eficient mod posibil. Datele sunt stocate în liste de informații independente. Seturi suplimentare de date pot fi adăugate oricând. Relațiile dintre seturile de date sunt definite în SGBD și pot fi modificate fără a afecta datele.
De exemplu, o bază de date simplă are trei tabele: numele mașinilor, dimensiunile motorului și capacitatea locurilor. Pot fi create rapoarte sau interogări pentru a accesa aceste tabele și a le lega împreună într-un mod logic. Șase luni mai târziu, se poate adăuga un alt tabel care listează evaluările de siguranță. Aceste tabele pot fi actualizate independent, fără impact asupra rapoartelor deja create. Sistemul de management al bazei de date poate fi programat pentru a rula diferite interogări sau rapoarte pentru a prelua date specifice.
Este foarte comun să existe diferite niveluri de acces încorporate într-un sistem de bază de date, iar un SGBD face acest lucru foarte ușor de gestionat. Accesul poate fi definit la nivel de tabel de date. Dacă utilizatorul nu are acces la un anumit tabel, nu poate rula nicio interogare care utilizează date din acel tabel. Controlul la acest nivel este ușor de întreținut și este de preferat setarii accesului la nivelul de raportare individuală.
Viteza de procesare și capacitatea de răspuns a unui sistem informatic este mult mai bună cu un DBMS decât cu un program de calculator liniar. Funcțiile comune, cum ar fi numărarea, suma și calcularea sunt programate la nivel DBMS. Într-un SGBD, programele pentru actualizarea, raportarea și stocarea informațiilor sunt setate la nivel de sistem.
Fiecare secțiune a sistemului poate reutiliza codul dintr-o altă secțiune sau modul. De exemplu, datele de inventar pot fi stocate și menținute într-un modul care este complet separat de datele de vânzări. Cu toate acestea, interogările pot fi scrise pentru a combina informațiile din aceste două module fără a fi nevoie să se schimbe structura bazei de date. Aceasta presupune că ambele module sunt în același sistem de gestionare a bazei de date.
DBMS oferă o arhitectură separată pentru date și logica de programare. Această separare permite managerului bazei de date să facă copii de rezervă doar pentru datele pe un hard disk și programarea pe altul. În cazul în care hardware-ul eșuează pentru oricare dintre sisteme, este posibil să redirecționați serverul de programe pentru a utiliza datele din back-up și invers.