Afacerile beneficiază de crearea unui buget care ajută la controlul modului în care sunt cheltuite veniturile. Crearea aranjamentului bugetar ideal va presupune luarea în considerare atât a unei strategii bugetare fixe, cât și a unei strategii flexibile, alegerea în cele din urmă a abordării care va produce cel mai mare nivel de beneficiu. În timp ce cele două tipuri de buget au o serie de caracteristici, există o diferență cheie între ele care trebuie bine înțeleasă înainte de a face alegerea finală.
După cum sugerează numele celor două strategii, cea mai importantă diferență dintre un buget fix și un buget flexibil este că primul nu oferă niciun spațiu pentru a face modificări la elementele rând bugetare atunci când și pe măsură ce se schimbă diferite evenimente sau circumstanțe. În schimb, un buget flexibil oferă o oarecare spațiu pentru modificări ale alocărilor către diferite elemente rând, făcând posibilă transferul de fonduri de la un articol la altul dacă este necesar. În funcție de tipul de operațiune de afaceri implicată, acest lucru face ca abordarea bugetară flexibilă să fie mai practică.
Una dintre cele mai ușoare modalități de a înțelege această diferență cheie între un buget fix și flexibil este să luați în considerare un proprietar de companie care pregătește un buget de funcționare pentru o perioadă contabilă următoare, cum ar fi următorul an calendaristic sau fiscal. Elementele rând bugetare vor include alocarea de fonduri pentru materii prime, utilități, costuri cu forța de muncă și alte cheltuieli care se pot schimba sau nu la un moment dat pe parcursul anului. Dacă compania are în prezent acorduri cu furnizorii care garantează prețurile pentru materiile prime și utilități, precum și contracte care împiedică modificarea costurilor cu forța de muncă pentru acea perioadă, un buget rigid care nu permite nicio ajustare poate funcționa destul de bine. Deoarece majoritatea întreprinderilor nu pot garanta cel puțin unele schimbări ale costurilor operaționale, este important să se permită cel puțin o anumită flexibilitate.
Deoarece capacitatea de adaptare este importantă pentru a decide între o strategie financiară fixă și flexibilă, proiectarea posibilelor schimbări în veniturile generate, taxele, costurile cu utilitățile și forța de muncă este importantă pentru proces. Este încă posibil să mergeți cu un buget fix chiar dacă există anticiparea unor modificări, presupunând că nivelul veniturilor și rezervele afacerii sunt suficiente pentru a utiliza ceea ce este cunoscut sub numele de umplutură pentru fiecare dintre elementele rând. Umplutura înseamnă pur și simplu alegerea de a crește alocarea anticipată pentru elementele rând cu un anumit procent, creând efectiv o pernă financiară care poate fi apelată dacă este necesar. Deoarece nu există nimic care să oblige proprietarii de companii să cheltuiască toate fondurile alocate fiecărui element rând, este posibil să se utilizeze o abordare cu buget fix și să se realizeze un buget echilibrat pentru anul.
Deoarece nu orice companie are surplus de alocat fiecărui element rând, alegerea între un buget fix și flexibil poate implica structurarea unui buget care să faciliteze transferul de fonduri de la un articol rând la altul, când și pe măsură ce au loc anumite evenimente. De exemplu, bugetul flexibil ar facilita mutarea fondurilor rezervate pentru materii prime dacă se negociază tarife mai mici pentru acele materiale și ar folosi această diferență pentru a acoperi costurile crescute ale forței de muncă. Bugetul general rămâne echilibrat, deoarece este implicată aceeași sumă de bani.
Când luăm în considerare meritele bugetului fix și flexibil, nu există o alegere potrivită pentru fiecare situație. Planificatorii de buget trebuie să ia în considerare în mod realist circumstanțele din jurul operațiunii și să planifice bugetul în consecință. Acest lucru va oferi cea mai bună platformă de lucru posibilă pentru gestionarea finanțelor companiei și va îmbunătăți șansele ca toate resursele să fie utilizate cu cel mai bun efect.