Cardurile contabile sunt instrumente de contabilitate utilizate de companii pentru a înregistra tranzacțiile și a gestiona documentele financiare. Ele sunt similare, dar diferite de hârtia registru standard în moduri specifice. Asemănările provin din utilizarea coloanelor, rândurilor și grilelor de pe cardurile registrului în care un contabil poate scrie date financiare. Diferențele includ capacitatea de a plasa aceste cărți pe inele și utilizarea cartonului pe care sunt imprimate cărțile. Aceste carduri au diferite formate, culori și posibilități de stocare pentru a fi utilizate într-un sistem de contabilitate.
În general, aceleași informații trebuie să fie scrise pe fiecare registru general înainte de a fi utilizate în sistemul contabil al unei companii. De exemplu, un contabil trebuie să scrie o descriere sau scopul utilizării în partea de sus, împreună cu o dată care se corelează cu evenimentul tranzacției. Fiecare rând reprezintă o linie pe care contabilul trebuie să scrie numerele de cont, descrierile conturilor și sumele în dolari pentru tranzacție. Cu mai multe rânduri pe cardurile registrului, există spațiu amplu pentru a descrie cu exactitate evenimentul tranzacției și pentru a face notițe pentru pătuț. Cardul are apoi informațiile înregistrate în sistemul de contabilitate al companiei.
Deși majoritatea cardurilor registru au același format, pot exista culori diferite pentru aceste carduri disponibile la magazinele de articole de birou. Culorile comune includ verde, galben și manila, deși altele pot exista din anumite magazine de articole de birou. În cele mai multe cazuri, nu există nicio diferență semnificativă reală între culorile cardurilor registrului, deși o companie le poate folosi diferit. De exemplu, o companie mare poate folosi o culoare diferită pentru diferite departamente sau diferite tranzacții, în funcție de nevoie. Acest lucru permite sistemului contabil să aibă o separare naturală pentru utilizarea informațiilor între numeroasele tipuri de tranzacții sau departamente.
Utilizarea cardurilor de registru ca parte a unui sistem de contabilitate poate fi necesară, deoarece acestea tind să fie mai durabile decât hârtia registru standard. În unele cazuri, cardurile pot fi prezente în departamentele operaționale mai grele ale unei companii, cum ar fi producția, construcțiile sau alte medii non-birou. Aici, necontabilii completează câteva informații de bază – cum ar fi cantitățile, costurile și utilizarea bunurilor – iar contabilii completează datele rămase. Utilizarea și stocarea acestor carduri permit companiilor să aibă documente mai durabile pentru aceste medii mai dure. Stocarea acestor carduri este necesară în scopuri fiscale și de afaceri, iar aceste carduri sunt de obicei foarte durabile.